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展示会の搬入を業者ではなく自社でやるのは大変?

全国各地で行われている展示会は、技術やサービスの魅力を伝えることで、新規顧客を獲得したり、業務提携ができそうな会社と出会うことができる場です。
これから先に会社の業績を上げる事ができる絶好の機会と言えます。
しかし、参加するとなれば重たい機械や資料などを会場に搬入しなければならず、その作業に苦労するかもしれません。
ですから業者ではなく自社で作業を行うべきなのかをよく考える必要があります。

 

展示会に荷物を搬入するまでの流れ

展示会に参加するとして、まずはその準備としては何をするべきなのか、搬入までの流れを確認していきましょう。
参加する展示会、及びスペースを検討したら、参加する社員のスケジュール調整をしていきます。
社員は規模に応じて人数を変えなければいけませんし、外国企業が多ければ日本語以外の言語を話せる人員も必要になります。

それから宿泊場所や荷物を運ぶ手段も確保しなければいけません。
自社で運ぶときにはバンや軽トラなどを用意することになりますし、遠方ならば宿泊場所も必要です。
展示会となれば、他にも多くの会社が参加しているはずなので、駐車場や宿泊場所は早めに予約をしておかなければ当日になって困ります。

あとは展示の内容及びレイアウトを決めて、どのように商品・サービスのアピールをするのかというプランを練っていきます。
ノベルティなど制作も同時にやっていきます。
会場に持っていくものがそろったら、今度は搬入・搬出ができるように手配をします。
自社でやるにしろ業者に任せるにしろ荷物を運ぶのに必要なだけの人手を確保しなければいけません。
業者に任せる場合には、いろいろな場所から集まってくる荷物を倉庫に預けて、そこから会場へと運ぶこともできます。
展示会ではショーケースやパネルなどの器具も必要になります。
そういったものを業者であればレンタルすることも可能です。

無事に荷物を運び終わったら、最終的に機械類であれば社員が接続をしたり、ディスプレイの位置の確認などを行って準備は終わります。

 

業者に搬入を依頼することのメリット

展示会で業者に搬入を依頼することで、荷物の積み下ろしをするために自社の社員を使わなくても済むようになります。
重い荷物だと、荷物を運搬するノウハウを持っていない普通の人では、体を壊してしまうかもしれませんし、精密機器を梱包し遠く離れた会場まで運ぶことができないかもしれないので、専門家に任せたほうが効率は良いのです。

それに展示会は開催前日に搬入する事が多いのですが、多くの会社が同じ日に作業をしているので、混み合うこともあります。
そうなると素人では限られた時間内にすべての荷物を運び入れる事ができずに、展示会に影響がでてくるかもしれません。
数多くの展示会で搬入をしてきた業者であれば、そういった状況でもどう動けばよいのか理解していますし、荷物が壊れることがないように細心の注意を払ってくれます。
もちろん、最終的な確認は自社の社員が行わなければいけないでしょうが、輸送をしている間の時間帯を展示会の準備にあてられるので万全の状態で臨むことが出来ます。

それから、すべてを自社でやるとなれば、ディスプレイをするためのショーケース、パネル、テーブル、椅子など必要なものをすべて自前で用意することになります。
そうなれば費用もかかりますし、使わないときの保管もしなければいけないのでかなりの負担です。
でも業者に任せれば必要なものをレンタルすることができます。
荷物と一緒に運び入れ、展示会が終わったら撤去してくれるのでとても便利です。

 

業者ならば万が一のときの備えは万全

社運をかけて展示会に参加するとき、荷物を会場まで運んで搬入するときに事故が起きる可能性があります。
その事故で精密機器などが壊れてしまったら、物的な損害だけでなく展示会に参加できなくなるかもしれません。
場合によってはかなりの損害をこうむることになります。そういったことを考えると、やはり業者に任せたほうが安心です。

それというのも業者の場合には、輸送・搬入をしている間に取り扱う荷物が壊れてしまったというときには損害を補填してくれる貨物保険に加入しているからです。
保険の適用範囲は、落として破損させてしまったり、荷物が盗難にあった会場につかないなど制限されているし、金額に上限がありますが何も対策をしていないのに比べれば、保険がつかえるだけ良いといえます。

ただ、パソコンを運んでいた時に壊れたら、物理的な損害については補償されるとしても、中身のデータについては対象外となります。
大事なデータであれば、金額にするとかなりの額になるとしても、どうしようもないことです。
ですから、データに関しては業者に任せきりにするのではなく、バックアップを取っておく、といった対策は必要です。

業者を選ぶときには、料金や運搬方法だけでなく、保険の上限金額や補償の対象などをよく確認することが大切です。
高額な品物を運ぶときには、ただの貨物保険ではなく追加の保険に加入することもあります。
そういうときに請求される保険料についても確認が必要です。