企業の製品や取り組みを広く知ってもらえるのが展示会ですが、事前に準備を重ねていても当日には慌ただしくなりがちです。設営や装飾は専門の業者に依頼することもできる一方、来場者への対応は出店している企業がしっかりと行わなければなりません。
事前準備はもちろん、当日のスケジュールについてもよく把握し、展示会を成功させましょう。
展示会への参加は長くて1年がかりの計画
展示会に参加する場合、準備には長くて1年の期間があります。最初に行うべきは出展費用の見積もりで、参加費用はもちろん、ブースの設営を業者に依頼するのであればその費用とサービスや設営内容の比較検討、ブースで働く社員の人件費に加え、別途レセプタント・スタッフの派遣を依頼する場合はその人件費の計算が必要です。
具体的な内容の決定は6ヶ月から4ヶ月前に始め、当日における営業目標や重点的に広報したい製品や業務内容を選定し、ブース装飾を業者に受注する場合は打ち合わせに入ります。その後、顧客への周知や招待状の手配、会場で配布するパンフレットやサンプルの準備を行い、来場者の分析を行います。
しかし、最も重要なのが展示会当日の活動です。流動的に展示を見学してもらう場合は、行列ができないように誘導をしたり、商談を行う場合は会場の机などが散らからないように整頓をしたり、発注する側が仕事の本番でもこの企業と仕事をしたいと思えるような好印象の対応が重要です。
広報活動に関しても、来場者へ積極的に声をかけ、ノベルティを配布するなど自社を知ってもらえるようにアクションを起こすことが成功につながります。その後の営業のために名刺を交換したり、アンケートへの回答をお願いしたりすることも有効な手段なので、設営だけでなく配布物のデザインや準備も行う必要があるのです。
2日前からが重要、小さな準備を欠かさずに
展示会の準備が大詰めとなるのは2日前、会場となるコンベンション・センターなどに各企業のブースを設営する工事が始まる日です。この日はブースの設営や装飾を行う業者が基礎工事や配線を行い、出展している企業は翌日の搬入準備に取りかかります。
出展側は翌日搬入する商品類に欠品が無いことを確認し、輸送の確認をします。資材の搬入は自社で行うほかに軽貨物輸送業者に依頼したり、宅配便を手配することもありますが、スムーズかつ確実に搬入するには輸送業者に依頼するか、小型のトラックをレンタルして自社で搬入するのが最適です。
前日は出展側も会場に入り、什器の設営や商品の配置を行います。什器を設営する際、レンチなどの工具が必要な物を持ち込む場合は工具を忘れないようにしましょう。
実際に商品やパンフレットを展示していくと、ラックや照明が追加で必要になる場合があります。また、設営完了後に確認すると文字が見えにくい部分や導線の悪い部分が分かることもあるので、直前までレイアウトや電気機器などの追加設置ができるかどうか、施工業者に確認したり、スタンドライトなど追加で配線できるかなども施工前に確認しましょう。
展示会当日の中でも初日には遅くとも30分前には現地入りし、朝礼や当日持ち込むチラシなどの設置を行います。その他の会期中は20分前までには会場に入り、来場者対応に当たります。
忘れ物ゼロへ持ち物チェックリストを準備しよう
展示会が行われる場所は、必ずしも周辺に商業施設があるとは限りません。郊外にある会場であるとなおさら注意が必要で、忘れ物をすると取りに戻れないことも考えられます。会場で慌てないためにも、チェックリストを用意して確認をすることが重要です。
中でも特に注意したいのが、ブースの運営と設営に必要な道具です。入場用のパスポートはもちろんですが、招待客のための来場者パスは絶対に忘れてはなりません。
設営で注意したいのが、すぐに調達できないカタログスタンドや書類ケースです。その他にも、運営時のマニュアルを準備する際は、トラブル発生時に慌てないよう、展示会の主催者とブースの施工業者および担当者の連絡先を明記したものを準備します。
アンケートへの回答をお願いする場合、アンケート用紙とボールペンは少し多めに準備するのが賢明です。特にボールペンは紛失しやすい物のひとつですし、アンケート用紙に関しては急な追加にも対応できるようにコンビニでも印刷できるデータを用意すると不足が起こりません。
加えてブース内の清掃道具も準備が必要で、飲食業以外でも商談時に飲み物を提供する場合はカップ専用のごみ箱を用意した方がいいでしょう。ブース全体の清潔感も重要なので、布巾や箒、コードレスタイプの掃除機のほか、カーペットを用いる場合はローラータイプのクリーナーも便利です。
展示会当日の運営をスムーズにするためには、事前の準備が重要です。大がかりな設営は専門業者に依頼することもできますが、小さな気配りは出展側の企業が注意しなければなりません。しかし、細やかな対応をアピールできる場でもあるので、準備はしっかりと行いましょう。
