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公開日:2021/04/01  最終更新日:2021/01/29

WEB展示会の開催方法と業者の選び方


新型コロナ流行による外出の制限から、世の中のさまざまな活動が様変わりしています。さまざまな分野で、感染の確率を高くする原因となる、多くの人々が密集して同じ場所に長時間滞在することを避けています。そのため、WEB展示会を開催する企業が増えているのです。では、どのようにして数ある業者の中から一つに絞ればよいのでしょうか。

オンラインによるWEB展示会とは

新型コロナウィルスが蔓延する状況において、私達の行動は極めて制限されています。可能な限り多くの人が長時間集まる場所へ行くのを避けることが生活の基本であり、これは、企業活動においても活動の基盤です。企業活動の成果の展示と商談を目的とした展示会にも、そのような状況を受けて変化が起きています。

展示会の目的は、さまざまな分野の多数の企業に展示場に参加してもらうことですので、新型コロナウィルス感染防止の観点からは対面での実施は避けるべき状況となっています。しかし、このような環境下においても企業活動を行わなければなりません。

何らかの開催方法について代替策が必要となりますが、最近では展示会をオンラインで行うという、WEB展示会が開催されるようになってきました。この新たな展示会開催方式については、これまでどなたもあまり経験のないことですので、未だ手探りの状況にありますが、多くの実施業者も出てきており、これからこの方式の展示会の開催がさまざまな業種に広がっていくものと考えられます。

展示会を企画する際には、このインターネットを利用するオンライン方式についての基本的なシステム構成や必要な機器、実施にあたっての準備等について充分な下調べが大切です。この事により、この方式のデメリットを最小限に抑え、メリットを最大限に引き出す事が可能となってきます。

WEB展示会を開催するためには

ハードウェア的な面から説明を行うと、インターネットを利用したオンラインのWEB展示会とは、インターネットの中に展示会のコンテンツを収納したWEBサーバーを登録し、多くの人びとに呼びかけてこのWEBサーバーにアクセスしてもらい、コンテンツを閲覧してもらうことになります。

一言に閲覧方法といっても、開催方法にはさまざまなものがあります。一番ベーシックなものは、多くの企業でも広く行われているホームページタイプのものです。この方式は、コンテンツの準備が比較的簡単であるという利点はありますが、あまりにも展示者が受動的な立場となり顧客へのアピールという観点からは一番いい方法とはいえません。通常は、この方式に他のもっとダイナミックなコンテンツとの併用が行われます。

少し進んだコンテンツとしては、あらかじめ準備をしておいたビデオ映像をオンデマンドで再生する方式です。この方式は先程の静的なホームページコンテンツと同様に情報の方向性としては、展示者から参加者という一方向ですが、動きのあるダイナミックなプレゼンテーションが可能となり、参加者によりわかりやすい表現が可能となります。

また、静的で一方向な情報伝達と対象的なものに、最近盛んに使われるようになったオンラインミーティングシステムを利用する方法があります。この方式では、物理的には離れた場所にいる展示者と参加者の双方向の情報伝達が行えるという利点があり、多くのWEB展示会で用いられています。

WEB展示会業者の選定にあたって

ここまで説明を行って来たように、インターネットを利用したオンラインによるWEB展示会では、インターネットという開催自体の宣伝には使われていたものの、これまでの対面での開催の際にはメインになる事のなかった技術を駆使する開催方法の必要が出てきます。

そのためにオンラインでの展示会を実施するためには、この技術について充分に精通した業者を選択する必要があります。その際に調査すべき点として、業者がこれまでインターネットを利用したコンテンツをどの程度作成しているか、サーバーを始めとするハードウェアの技術をどれだけ持っているかいうことがあります。

多くの業者では通常の会社と同様に、全体の企画を自社で行い、それらを構成するコンテンツやハードウェアについては他業者に依頼するということが行われてますが、選択が可能であればこのようなすべてのことを自社内で行う業者を選定することをおすすめします。

なぜならばWEB展示会は、インターネットという高度な技術を数多く組み合わせたものを利用しますので、展示会の開催中に事故が起きた際の復旧が極めて大変になるからです。

展示会開催時に事故が起こってしまった場合、復旧ができなければ企画会社にとっては致命的です。自社内であれば、企業秘密で他社には出せない内部情報を有機的に活用して迅速に対応することが可能であり、また事故の原因がどこにあるかを明らかにするという観点からも効果的に時間をかけずに行うことができます。

 

ここまで、現在の状況に対応して行われるようになっている、インターネットを利用したオンラインWEB展示会についての説明、その際の実施業者の選定についての説明をしました。対面の展示会とは異なり、インターネットという高度な技術を利用することを常に考えておくことが重要です。