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公開日:2021/07/01  最終更新日:2021/03/08

展示会ブース製作業者選びはセキュリティや安全性も重要!


展示会への出展が決まったら、次はブースについて検討しましょう。出展が初めての場合は、どの業者に依頼すればよいのか、選び方にもなかなか見当がつかないのが現実ではないでしょうか。業者選びには複数のポイントがありますが、その中でも大切なことは安全性です。来場者はもちろん、スタッフの安全にも意識することは重要でしょう。

来場者の衛生対策をいかに講じるべきか

展示会ブースでは一般消費者の入場は制限されることが多いようですが、企業担当者だけに限っても来場者は展示会規模に応じた数を見込めます。ブース展示会場の広さにも左右されますが、比較的狭い空間に多くの人間が集まることになるので、容易に「密な」状態になるでしょう。

このような環境では、衛生面での安全性をいかに確保するべきかが大きな課題になります。現場スタッフがマスク着用することは当然ですが、事前に来場者にマスク着用を呼びかけるなどの対策は必須でしょう。

個別のブース出展者では対策をとるにも限界があるので、主催者と綿密に連絡を取りながら、イベント全体で安全性を高める取り組みを行うことが大切です。会場入口はもちろん、個別の展示会ブースでも入口に消毒液を設置する、来場者を制限して過密な状況にならないように細心の配慮をすることが求められます。会場内でも充分な換気を実施することが大切です。

また、展示会ブースの耐震性なども確保する必要があるでしょう。業者選びにあたっては、建物の安全性を考慮して設計できる建築士が確保されているかを確認することもポイントです。つまり、展示会ブースの業者選びの安全性では、衛生面とブースの耐震性の両面に配慮することが求められているといえます。

業者選びの時にはそれぞれの会社の特徴を確認しておく

展示会ブースの装飾のとき利用する業者には、さまざまなタイプがあります。それぞれの業者に得意分野があるので、自社が発注するニーズに対応しているかは事前に見極めることが必要です。

企画プランニング会社は、セールスプロモーションやマーケティング支援を専門に取り扱っています。企画段階からビジネスパートナーとして関与し、各種商品やサービスの販促支援を提供しているようです。展示会ブースのデザインや施工は外注していることが多く、コストはかさむ傾向があります。しかし関連業務を委託できるので、初出展のときなどは強みを発揮してくれるでしょう。

デザイン事務所会社は、基本コンセプトなどが固まっており、デザインにこだわりたいときに頼れる存在です。ただし会社により得意分野が異なるので、受注内容に対応できるかは事前に確認する必要があります。展示会ブースを専門に取り扱っている施工専門会社に依頼することもひとつの策です。資材や部品などは自社工場や倉庫に在庫を保有しているので、施工に関してのコストをおさえられるのがメリットでしょう。

経験豊富で実績もあるので、時間が限定されたなかでも安心して依頼できそうです。ただし、展示会ブースをパッケージ化したサービスを取り扱っていることが多いので、ある程度規格化された中から選択することで、スピーディーにコストをおさえた施工ができるでしょう。

展示会ブースの業者選びの時に注意するべきポイント

展示会ブースの業者を依頼するといっても、それぞれ特徴があります。自社の商品やサービスをアピールする上でメリットがあると判断したら、数社から見積もりを出してもらい比較するようにしましょう。3~4社ほどに相談し、コンペ方式で会社選定する方法もあります。

業者選びをするにあたっても、見積もり額を把握しておくことが必須です。見積もりを依頼する場合は、出展するイベント名と小間数を伝える、コンセプトの有無、予算額などをあらかじめ伝えるようにしましょう。ニーズを反映した見積もり内容を得ることができるでしょう。

また過去の事例をもとに、おおよその費用を把握できる資料を求めるのも効果的です。コンペや具体的提案の段階に移行したら、対応スピードの早さや要望への柔軟性があるかを確認してください。展示会設営までは業者と複数回のやり取りがあるので、担当者との相性は大きなポイントになるでしょう。

提案の際には、パースと呼ばれる完成イメージが業者から提示されます。3方向からのアングルから見たブースのイメージが描かれており、仕上がりをイメージできそうです。その際、どのような意図でパースのデザインになったのかを質問で確認することで、集客や内部での商談など、具体的なイベント時の活用方法を把握できるでしょう。段階を踏んで、どの業者を選択するかを最終的に判断することになります。

 

展示会に出展することは、自社の商品やサービスをアピールするには重要な機会です。しかし、ひとつの場所に複数の人間が集まるので、衛生面を配慮する必要があります。業者の選定にあたっては、それぞれの特徴を把握し、コンペ形式などで慎重に依頼先を決断することが求められるでしょう。