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公開日:2020/12/15  最終更新日:2020/10/19

展示会ブース業者は出展物を預かってくれる?

展示会を成功させるためには、プロである展示会ブース業者に依頼することが大半です。一口に展示会ブース業者といっても数多く存在しており、それぞれ料金やサービス内容など異なる点がありますのでしっかり比較して選ばなくてはなりません。注目しておくべきポイントの一つに、出展物を預かってもらうことはできるのかという点があげられます。

出展物の預かりの有無は業者による違いがある

ブースのデザインは集客に大きく影響するのは当たり前のこと、商品や会社のサービスのPR成功に大きな差が生まれることも間違いありません。予算も最も必要となる部分の一つだからこそ、業者選びは慎重に行うことが必須となってきます。

展示会のブース業者と一言でいっても選択肢は豊富でありさまざまなタイプがあることも頭においておきましょう。出展物を預けることが可能となっているかは業者による違いが大きいのですが、基本的には預かりには対応していない業者が多くなっています。保管しておく場所がないなどの理由から預かって欲しいと考えている場合には、相談や打ち合わせの段階で預かってもらうことはできないのか確認しておくべきです。

基本的には預けることが不可となっている業者でも、相談すれば預かりに対応してくれるケースも珍しくはありません。預けられる場合には、有料で追加費用が発生するのか無料で対応してくれるかに注目しておくことも大切です。

預かり可能なタイミングや期間にも違いがあり、展示会の前日や当日のみという業者もあれば、数日から数週間にわたり可能なケースまでさまざまあります。基本的には出展物は自分たちで保管しておくべきであり、保管対応可能な業者の方が少ないことは確かですが、数ある会社の中には預かりサービスを強みとしているところもあり、次の展示会開催まで保管している場合もあります。

出展物を預かってもらえるメリット

各会場の持ち回り施工を行っているところに依頼するときには、とくに展示物を預かってもらえるかどうかは重視しておくべきポイントとなります。

年間に何回も展示会を行うとなれば金銭面の負担が大きくなる点が悩みとなりがちです。しかしそれだけではなく、展示会ごとに一度解体したブースを持ち帰って保管しなくてはならないとなれば、手間もかかってしまい時間も無駄になりがちです。一から組み立てなおす必要がなく、各会場の持ち回り施工を行っていて、なおかつ保管まで任せられる先を選んでおくとより気軽で安心できます。

展示会では開催前や開催中にトラブルが起きたり、頭を悩ませることが発生したりすることがありますが、そのタイミングばかりではなく展示会が終わってからもトラブルや悩みは発生します。出展物を持ち帰っても保管するスペースがない場合が大半であり、複数回出店するとなればほとんどの会社にはないのではないでしょうか。複数回展示会を行わなければならないとなれば、保管場所は必ず頭を悩ませるポイントです。

展示会ブース業者が預かってくれるとなれば、保管場所で頭を悩ませることがなくなり無駄なスペースを設けておく必要もなくなります。素人が保管しておくよりも、専門的な知識があるプロのもとで保管しておいてもらった方がよい状態をキープできるなど、さまざまなメリットがあります。

注意しておくべきポイント

展示物を預かってもらえる業者でも、貴重品は対象外となっているケースが多いので気を付けましょう。万が一紛失や破損といったトラブルが発生した場合も、自己責任となるケースが大半ですので注意しておかなくてはなりません。

自社のみで打ち合わせや図面作成から作業、撤収まで行っているところは無駄な中間マージンが発生しない分、リーズナブルな料金となっていることが多くあります。預かってもらえたり保管可能となっていたりするだけで選ぶべきではもちろんなく、腕が確かでヒアリングもしっかりしてくれて高い提案力があるところを選んでおく必要があります。

金銭面の違いは今の時代であればインターネットを使えば簡単に判断できますが、インターネット上の情報をすべて鵜呑みにすべきではないことも確かです。電話やウェブサイトから取ることができる見積もりは簡易的なものであり、本当に必要となるトータル費用は実際に相談してみなければわかりません。

見積もりを取ったり相談したりしたからといって、必ずしも利用しなければならないわけではありませんので、悩んだ際にはまず問い合わせてみるようにしましょう。出展物の保管に関しては相談した段階で伝えておくと、本来預かりは行っていない業者でも対応してもらえることもあります。その場合には追加料金がどの程度必要になるのかという点まで、しっかり確認しておきましょう。

 

展示会を成功させるためには専門業者にブース制作を任せることになります。数多くの業者から選ぶことができるため、料金や対応、腕の良し悪しは必ず比較しておくべきです。その上で出展物を預かってもらえるのかも、確かめておきましょう。