展示の出展をするときには費用をできるだけ抑えつつ、ブランディングや販促活動の効果もできるだけ上げたいと考えるのが一般的です。その運営を外部委託する場合にはどのような展示会業者を選んだら良いのでしょうか。自社の備品があるところに依頼するとコストをかなり抑えられる可能性があるので検討してみる価値があります。
費用内訳を見ると備品のレンタル料が高い
展示会業者に依頼するときにどんな費用内訳になる場合が多いかを知っているでしょうか。人件費や設備費などの内訳を見てみると、大きな割合を占めていて、かつ削減可能なコストとして白羽の矢が立つのがレンタル料なのです。
展示をするためにはブースを作ったり、ポスターを貼るためのボードを手配したりする必要があるでしょう。来客と会話をするのに机と椅子を用意したり、書類のコピーをするために複合機を手配しておいたりすることもあります。
また、展示の全体的な印象を良くするために飾り付けをすることも多く、観葉植物などを手配することも珍しくありません。このように多種多様なものをレンタルするとたった1日の展示であってもトータルで数十万円になってしまうことがよくあります。
規模が大きい場合には100万円以上にもなることもあるため、削減対象としてレンタル料が着目されることが多いのです。ただ、一般的には依頼先と提携しているレンタル会社を利用することになってしまうため、交渉してもなかなか安くできないのが実態です。
自社の備品なら安く利用させてくれる
レンタル会社からレンタルするから高くなってしまいますが、自社から持ち出してしまえば運搬費だけで済むようになります。しかし、展示のためにオフィスから複合機を持ち出してしまうと業務に支障が生じるリスクが高くなり、ポスターボードを用意しておくと保管場所で困ることになるなどの問題が生じることは否めません。
レンタル料を削減して安く手配できるようにするのに合理的な方法として考えられるのが、自社の備品を持っている展示会業者に依頼する方法なのです。依頼先が自前で持っている机や椅子、複合機やポスターボードなどを利用させてくれる仕組みになっていればかなり費用を抑えられます。レンタルするのに比べて安く利用させてくれる仕組みになっているのが一般的だからです。
自社で保管しているものなので在庫がどのくらいあるかもきちんと把握していて管理体制も整っていることから手配に困ることもほとんどありません。依頼先のスタッフが取り扱いにも慣れているのでスムーズに設営や撤去をしてくれるでしょう。使用できる備品について打ち合わせのときに詳しく説明してもらえるため、どのように使うのが良いかも事前によく考えて依頼することができるのも魅力です。
使いたい備品があるかを調べよう
コスト削減を考えると自社の備品を持っている展示会業者に依頼するのが魅力的だとわかると、すぐにでも候補を決めて依頼したいと思うかもしれません。しかし、自社の備品があるところならどこに依頼しても良いというわけではありません。
実際に使いたいと思っているものが揃っているところなのかを確認することが大切です。ポスターボードとパネルは揃っているけれど、ブースや机は揃っていないからレンタルしなければならないということもあります。
また、同じ日に依頼している企業が多数あって借りられないからレンタル手配をするというケースもあるので注意しなければなりません。まずは自社の備品があるかどうかを調べるのが大切ですが、具体的な打ち合わせを始める前に展示をする日に使いたい備品を借りられる状態かどうかを確認するのも忘れないようにしましょう。
直接会って打ち合わせを始めてしまうと断るのが大変になりがちなので、最初に問い合わせる段階でこのような備品を自社で揃えられるところを探しているとはっきりと伝えてみるのが良い方法です。そこで確かに準備できるから詳細を相談したいという形で話を進めてくれるようであれば対面で打ち合わせを始めるようにしましょう。
展示を出展するときにはかなりの費用がかかりますが、展示会業者に依頼するときには内訳を見てみるとレンタル料が大きな比重を占めていることがわかります。社内に必要な備品があるなら持ち出すことでコストを削減できるものの、それが原因で社内でおこなっている業務に支障をきたしたり、使わないときの保管スペースで苦労したりするのは望ましくないでしょう。
コスト削減に効果的なのは自社の備品を用意していて依頼主に貸してくれるサービスがある展示会業者を選ぶ方法です。レンタル会社に依頼するよりも安く借りることができるだけでなく、スタッフが使い慣れているので設営や撤収などもスムーズにおこなってもらえるメリットがあります。
打ち合わせの段階でも詳しい説明を受けられるので具体的なイメージを膨らませながら何を借りるかを選べます。使いたいものが揃っている業者を探し出して依頼するようにしましょう。
