展示会業者に内容を相談したり、設備などの準備をしてもらったり、設営や撤収などをおこなってもらったりしようと考えたときにどこに依頼したら良いかで悩むのはよくあることです。すぐに決めてしまうのも決して悪いわけではありませんが、依頼するときには比較して決めるのが安全策です。
比較してから決めるメリットとは
手近にあるところで決めてしまってすぐに依頼をするよりも比較してから決めるのが良いのは主に二つのメリットがあるからです。一つやサービスの内容の充実度や依頼にかかる費用などを総合的に考えて最も納得できるところに依頼できることです。
全く同じ内容のサービスを受けるのに、A社とB社では10万円も費用が違うといったこともよくあります。また、A社では撤収後に事後報告としてレポートを作成してもらえるけれど、B社ではそのサービスがないなどといったサービスの違いもしばしばあります。
他にも利用できる設備や備品が違っていたり、当日に現地に来てもらえるスタッフの人数が異なっていたりするなど、いろいろな差があるのは比べてみないとわからない点でしょう。
比べてみるとわかる点としてもう一つ挙げられるのが対応の良さです。どのように対応してくれるかを比べて最も快く付き合えるところを選び出せるのがメリットになります。例えば、ぶっきらぼうな様子で対応されるよりも、にこやかに迎えてくれたほうが印象は良いでしょう。
さらに打ち合わせを進めていくと、こちらの意図をよく理解して提案してくれる場合もあれば、自社独自のサービスを訴えかけることだけに力を注いでいて話をきちんと聞いてくれない場合もあります。
話を聞いてくれないのが当たり前だと思ってしまうと後者のところでも依頼してしまうかもしれませんが、実際には他でも相談してみるともっと丁寧に意図を汲む対応をしてくれるところもあるのに気付けるのです。終始丁寧に対応してくれる業者を見つけ出すことができれば、きっと展示会もイメージしていた以上のものに仕上がるでしょう。
何社くらい比較するのが適切なのか
メリットを生かすためにはどのくらいの展示会業者を比較したら良いのかというのも疑問になりがちな点です。実は何社がベストというのが具体的にあるわけではありません。より良いサービスを選びたいと思うなら数が多いに越したことはありませんが、その分だけ時間も労力もかかってしまうことになります。少なくとも2社は比べてみてサービスや対応、費用などの違いを見てみるのは大切です。
ただ、それ以上の必要があるかはケースバイケースなので、まずは2社を選んで相談してみて、どちらにも満足できそうもないと思ったら1社ずつ増やしていくのが良い方法です。最初から興味があるところが3つ以上あるのなら全てにコンタクトを取っても構いません。
しかし、5社以上になるとやり取りをするのも依頼先が決まってから他の会社に断りの連絡をするのも大変になりがちなので、せいぜい4社程度にしておくのが無難です。あまりにも候補が多くて困ったときにも情報を集めて何とか4社以内に候補を絞り込むようにしましょう。
決定打にすべきなのはどんなポイントか
比較してみても甲乙つけがたくてどうしても決められないということもあります。その際に何を決定打にしたら良いのかを知っておくのは重要なポイントでしょう。展示会をより良いものにしつつ、費用を最小限に抑え、かつやり取りをするときにもスムーズでストレスがないのが理想的です。
完成度、費用、ストレスの3つを指標として考えてみるとより良い業者を選び出すことができます。この3つの指標をまずはランク付けして優先すべきなのが何かを明確にするのが大切です。その際に上位になったものをまずは比べてみて、雲泥の差があるのならより上位になったところを選びましょう。
僅差しかないのなら次のランクになっているものを比べ、それでもやはりあまり大きな差がないのならさらに下のランクの指標を見てみます。やはりどれも同じくらいだというのであれば、どこに依頼しても後悔することはありません。第一印象が良かったところ、その中でも僅差でも最も安いところ、近くに店舗があって利用しやすいところなどを選ぶようにすれば十分です。
このように展示会業者を決めるときには比較してから決めたほうがメリットが大きいのが一般的です。比べる対象がないと良いか悪いかを判断することができないので、最低でも2社は比べてみるのが大切です。
依頼する前に比べておくべきなのはサービスの内容や充実度、費用、対応の良さといったポイントで、項目分けしてランク付けをしておくと依頼すべき業者を選び出しやすくなります。どうしても決められないほどに僅差な場合には、候補として残ったところならどこに依頼しても大丈夫なので何か根拠を作って依頼するようにしましょう。
