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展示会運営会社を費用だけで選んではいけない理由

展示会を開こうとしたときに注意する点として、運営会社が過去にどのような実績を積み上げてきたのかを調査することです。

これを疎かにすると、せっかく高い金を支払って依頼したのに思った以上の成果を得られず無駄金になる可能性が高いでしょう。

見落としがちなのは業者同士の比較が出来ないので契約するまでが勝負になってきます。

 

展示会を成功させるために必要なこと

展示会を成功させるために必要なことは、初心者とベテランで分かれ、どちらが楽に目的を達成できるかというと初心者です。

意外に思うかも知れませんが、初心者が展示会をしようとするとその内容にかかわらず来てくれるお客さんの期待度はさほど高くありません。

もちろんまるでベテランであるかのような宣伝をしないのが前提ですが、新しさを求めてお客さんが訪れるので、そのギャップを埋めるのは実は簡単なのです。

成功体験がないので最終的な目標を具体的に思い描けるかが大切になってきます。

そうは言っても先輩が教えてくれるわけではないので、最終的には業者に依頼する必要が出てきます。

次にベテランですが、これは何度も開いていることにより成功体験がありますが、それがあるので簡単にできそうに見えます。

しかし、お客さんの要求するレベルが上がりきっているのでこれを満たすためには並大抵の努力では足りません。

そこで必要になってくるのがベテランの展示会運営会社です。

通常のそれと比べて展示会のテーマを長年扱っている専門の業者に依頼しましょう。

バラエティ豊かな業者は確かに頼みやすいですが、一定のレベルでしかブース提供してくれません。

専門にしていないため同時並行していろんな仕事を引き受けています。

これにより、つきっきりで見てくれなくなり、いざというときに助けてくれません。

多少高い費用を支払ってでも最初から最後まで面倒を見てくれる業者に依頼しましょう。

 

展示会運営会社を選ぶこつとは何か

展示会運営会社を何度か利用した人でないと、どこに気を付けて選んで良いのか分かりません。

適当に選ぶといざというときに役に立たず無駄金になってしまうので、必ず契約前に以下のことを理解した上で選択しましょう。

まず比較対象を3社は持つことです。

どうしてもこの会社に依頼したいというひいきがあれば別ですが、そうであったとしてもフェイクの意味でも数社比較対象を設けておくのが良いです。

理由としては見積もり依頼をしたときに同じ内容の見積もりになることはまずありません。

なぜなら会社の規模や、それに応じた従業員動員数、従業員の技術レベルが異なることにより金額に変動があるからです。

また、逆に自信がある展示会運営であれば高い費用を要するとして見積もりに書かれることがあります。

運営するにあたり一度頼んだら基本的には大まかなところは任せっきりになるので、出来るだけ相互比較できる対象を多く持っておきましょう。

ただし、あまりにも多いと今度は選ぶのに時間がかかってしまい、イベント開催までのスケジュールに支障をきたす羽目になるので注意が必要です。

ひいきの業者があってもある作業に対して法外な値段を出している可能性もあるので、それを未然に防ぐことが出来ます。

また、担当者に話しやすいかも重要です。

完成形を伝えた上での委託なので完全にお任せとは少し異なります。

そうでないと自分のカラーが出せずありきたりな展示会になるからです。

連絡を密に取れる担当者がいる業者を選びましょう。

 

業者と契約してからの主なスケジュール

無事に業者を見つけることが出来れば、次は展示会本番までのスケジュールの組み立てが必要です。

細かなスケジュール作成は業者が代行してくれるので始まりと終わりの期間を決めておきましょう。

これが、ぐらついてしまうと業者が作業をいつまでに終わらせたら良いのか分からず、効率良く仕事を進めるのが難しくなります。

依頼主としては上手に業者を誘導する必要があるので必要最低限の締め切りはなるべく早めに発表しておきましょう。

そして、一週間に一度は話し合うことも必要です。

いくら電話やメールで意思統一が出来ていると安心していても、実際に会話した上でのコミュニケーションを図らないと心情まで読み取ることが出来ません。

良かれと思ってしたことが逆に徒となっては完成までに至るまでお互いを信頼できず、最悪契約破棄になる可能性があります。

どちらにとっても損失になるので、そうならないようにその時点での希望や心配事をこまめに伝えておきましょう。

いくら具体的に完成形をイメージできているとしても、いざ物事を進めてみると初めて分かることや思い通りにいかないことがたくさん出てきます。

それが当たり前なので、問題を一人で抱え込まず業者と協力して解決することでお互いに強固な信頼を築くことが出来ます。

展示会が終了したら必ず反省会を業者と行いましょう。

すべてが完璧に仕上がるのは難しく、どこかにウィークポイントがあります。

何度も行う展示会であれば、次回それをなくせるようにしておくと確実に展示会の質が上がります。