展示会業者に運営のサポートを依頼すると、当日にサポートしてもらえる範囲がどの程度なのかを気にする声も多いです。自社が展示会ノウハウをある程度有する場合と皆無の場合、準備の時間が十分か否か等で欲しいサポートも全く変わって来ます。
そこで展示会業者が当日実施してくれるサポートについて確認ポイントを3つ程紹介します。
基本的には会社との相談次第
展示会業者によって扱う内容も相当違いますので、前提条件として必要なサービスを行っているかを確認しないといけませんが、そこをクリアしているならば後は相談次第です。
自社に展示会を運営した事が無いという場合は、当日と言わず開催その物を代行してもらえるフルサポートの会社もありますし、急な開催で人手不足だという場合には補填の為の人員を手配してもらう事も出来ます。
他にも、当日に映像機材を駆使して、インパクトを持たせたいという様な時には2D、3Dを問わないで映像や映像機材を操作するスタッフを派遣してくれるサービスが付いている様な会社もあります。片付けから会場への物品の搬入等も守備範囲という所も多いです。
HP等で情報が無い場合も、近いサービスが載っている場合は聞いてみると可能な事も少なくありません。かなり内容が被る業者も多いので、事前に3社程度は資料を取り寄せて比較検討してみることをお勧めします。
後はコツとして、必ずやりたい展示会の内容を熟知した会社に依頼する事です。自動車関連で開きたい場合に、野菜関係で定評のある会社に依頼する様な事になってしまうと、良い展示会にはなりません。
他にもオールラウンドで出来るというタイプの会社もありますが、専門性が強い内容である場合は避けた方が無難です。状況や目的にもよりますし、敢えてそうする選択も無いではありませんが、まずは扱いたい内容を明確にし、それを長く扱っている会社で候補を募った方が問題及び必要とする部分の意識共有がスムーズに進み、多くの手間が省けます。
安全対策がしっかり出来ている会社なのか
フルサポートをしている会社や、当日に不足した人手を派遣してくれる会社に仕事を依頼する場合に安全対策がしっかりしているかは、かなり注意しないといけません。
展示会業者の中にはブースの施工管理や点検等を中間業者に丸投げしている様な所もありますので、見かけた業者に情報の裏付け無しで仕事を頼んでしまうと色々な意味で危ないです。 照明等の発火事故や、機材の転倒に人が巻き込まれない様な注意が必要ですし、予定よりも行列が伸びた場合に即整理の人員が出せるか等、コツを要するポイントは沢山あります。
特に行列については、夏や冬で屋外展示場の場合は、熱中症や低体温症で昏倒する人等が出る事も珍しくありません。救護室へスムーズに搬送出来る様な体制も作っておかなければいけませんし、速やかに体調不良者を発見出来る仕組も必要です。
最悪なのは転倒者が出て、ドミノ倒しになってしまう事ですがトラブル防止の為には、相応の社員教育が施されている人員と整理計画が必須となります。安全対策のガイドラインとしては、ISO14001やISO9001が有名ですが、この辺りの基準をクリアしているかどうかは必ず確認する様にして下さい。
他にも中間業者が多い場合には、コストが割高になってしまう問題も出て来ますし、こちらが発注した内容が下請けの会社にまでしっかり伝達されていないケースも考えられます。
当日に予定のクオリティに達していないブースや商品を出されてしまう事もあり、展示会の成功という点でも色々危ない事にもなります。その辺りの事を気にするのであれば、可能な限り自社一括で仕事をしてくれる会社を探す事も意識しておいた方が良い部分です。
プライバシーマークを持った会社であるか
当日のサポートとして、特に需要が多いのが人手の手配です。展示会運営の経験が少ない会社の場合は、予定よりも数が足りなくなる事も多いですし、そんな時に専門の会社が手配してくれる人手がいたらとても助かる物です。
ただし、会社によっては単純に人手を集めただけであり、専門的な研修等を全くしていないケース等も珍しくありません。コンパニオンや売り子、実演販売員等、派遣してもらえる人手の詳細を事前に書いてある事も多く、それも確認しておかないといけませんが、扱いを軽く考えていると顧客情報流出等のリスクにもなります。
他にも休憩時間中の自撮りをSNSに上げた上、それが会社の評判を大きく下げる内容であり、打撃になってしまった等というケースも続出しています。扱いに注意してほしい部分については、事前研修をしておくという手段も考えられますが、短い期間で分かってもらうには限界もあります。
そういったポイントを詰めていくならば、まず意識の共有がしやすい展示会のテーマを長年扱っている会社を選抜し、その後プライバシーマークを有しているかをチェックする様にして下さい。官公庁の仕事を受注する場合には、必須にもなっていますが、個人情報保護の為の厳しい基準をクリアした会社にしかプライバシーマークは発行されません。
そういう会社に依頼する場合は、どうしてもコストが割高になるデメリットも無いわけではありませんが、その分安全性が確保されるという事で考えるならばメリットの方が最終的には大きくなります。必ずチェックする事をお勧めします。
人手の手配からフルサポート、準備から片付けまで、必要なサービスは全部揃っています。ただし、会社のサービスとして扱っているかを事前に確認しておく必要があります。
後は中間業者に丸投げしてしまったり、情報から安全管理までいい加減な会社も少なくないので、多少割高になっても設定されている基準をクリアしている会社に仕事を依頼する事です。
