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展示会業者を選ぶときに安全性も考える理由とは

展示会業者を選ぶ際にはデザイン性や集客力の高さなど実際の営業的な側面ばかりを意識することが多いのですが安全性も重要な要素となります。

たくさんの顧客が来場する場所であるため、プライバシー保護や個人情報の取り扱いなどを確実に行うことが求められるため、これらに関する十分な知識と体制を整えている会社を選ぶことが重要となるのです。

 

安全性に関する資格を保有している業者を選ぶことが重要

近年は個人情報保護や企業のコンプライアンスなど様々な側面で情報の安全管理が叫ばれており、これに関する様々な資格制度や管理方法も確立されていますが、展示会業者の中にはこれらの安全管理を行っていないところも少なくありません。

これらの管理項目は実際には目に見えない部分であり、問題が発覚してから大きな騒ぎとなってしまうことも多いのです。

特に個人情報については近年、顧客情報の流出やさまざまな方面への悪用などが社会問題となっており、厳重な管理を行うとともにこれらに関するガイドラインを社内で確実に規定し、これに従って運用されていることが重要な要素となります。

展示会業者を選ぶ際には、これらの安全管理を確実に履行していることを証明する資格を保有しているところを選ぶのが最も良い方法です。

安全管理のガイドラインとしてはISO14001やISO9001などが有名ですが、これらの資格を取得している事はもとより、情報管理体制を確立し顧客にこれを明確に提示する業者を選ぶことが重要となります。

さらに物理的な安全性を確保するためにブースの施工管理や点検等を確実に行っていることも重要な要素です。

多くの顧客が出入りする展示会ブースでは様々な問題が発生することも少なくありませんが、そのほとんどは多くの展示会をこなすことで予測できることでもあります。

これらの問題を予測し十分な対応を行うことができる体制を整えている業者を選ぶことも重要な安全管理の要素となっているのです。

 

プロジェクト体制管理が確実に行われている業者を選ぶ

展示会を成功させるためには様々な人材を各方面から集めて総合的に対応することが必要となりますが、この人材を集めて様々な業務を調整するのも展示会業者の重要な役割です。

そのため多くの業者はブースの設営業者やイベントコンパニオンなどを雇用しその業務を与えることになりますが、このような人材の管理を確実に行うことが非常に重要な項目となるのです。

一般的に、自社の社員の場合には日常的な安全教育の中で情報管理の徹底やそのガイドラインに関する教育が日常的に行われています。

しかしプロジェクトとして雇用した作業員やコンパニオンに対しては一時的な教育でその情報管理を徹底させる必要があるため、人材選びから確実に行わなければなりません。

多くの場合にはこれらの人材は人材派遣会社や技術者の紹介を行う会社などから調達をすることが多くなっていますが、この人材派遣会社や技術者の紹介を行う会社についても確実に安全管理の徹底が行われていることを把握した上で依頼をすることが重要となるのです。

そのため、展示会業者を選ぶ際にはこれらの項目を確実に履行し、情報の管理を徹底している意識の高いところを選ぶことが重要となります。

ただしこの管理にはコストがかかるため、展示会の費用を安くしようとした場合にはできるだけ料金が安い業者を選びがちです。

この場合に情報管理の徹底が損われる危険があることを十分に認識し、安全管理に軸足を置いて確実に管理を行うことができる業者を選ぶことが重要です。

 

情報管理の不手際による問題は企業の存続に影響します

展示会では、日頃不特定多数の顧客に接触することのない企業であっても、より多くの顧客の目に留まる重要な機会となります。

そのため様々なトラブルが発生することも多くなってしまうことから、安全管理には十分な注意を払わなければなりません。

特に情報の保全は後々大きな問題に発展してしまうことが多く、場合によっては会社の存続に影響する問題となることもあるため注意が必要です。

展示会は新規顧客の個人情報を収集することも大きな目的となっています。

しかし収集した個人情報について確実に取り扱うことを顧客と約束し、情報の提供を受けることが多い昨今ではこれらの情報が本人の意思と異なる形で利用された場合には様々なトラブルを生み出すことになるため注意をしなければなりません。

判例では巨額の損害賠償を請求された例もあり、また企業に対してのイメージを大きく損ねる結果となることが多いため、経済的な面と社会的な面との双方で大きな打撃を受けることになるのです。

この打撃を受けた場合には重ねて風評被害なども発生する恐れがあり、企業の存続に大きく影響する事態となることが少なくありません。

展示会においてはこれらの情報収集を展示会業者に委託することが少なくありませんが、その取り扱いについては充分に配慮しなければならず、個人情報に関する取り扱いの責任について誓約をさせるなど様々な対応を事前に行っておくことが重要となります。

そのため安全性の意識が高い業者を選ぶ事はもとより、実績の豊富なところを選ぶことも重要な要素となるのです。