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公開日:2020/02/15  最終更新日:2020/02/17

展示会で成功するには?業者の活用ポイントとスタッフ配置のコツ

展示会に出展する際には、さまざまな準備が必要となるためプロの業者の手を借りながら費用対効果を高めることが大事です。しっかりと計画的に業者を活用することが、展示会成功のポイントとなります。

また当日アテンドするスタッフの配置にも配慮が必要ですので、ポイントをよく確認しておきましょう。

業者を活用する前に整理すること

展示会に出展するにあたって、ブース制作は非常に重要で成否を分けるポイントになります。全体の構成や動線、展示物と展示方法や装飾など、ブース制作は多岐にわたり検討しなければいけない項目があるため、なかなか経験がなかったり浅かったりすると最初からプロの力に頼りたくなるものです。

もちろんプロである業者をうまく活用していくのは、効率が良く品質を高めるためにも必要になります。しかし業者に発注する前に、整理しておくべきことがあります。

まずは展示コンセプトを明確にしておくことです。展示会は、自社のイメージを視覚的にも印象づける場となります。どんなメッセージを発信したいのか、どんなイメージを持ってもらいたいのかなど自社のブランディングに必要な要素はしっかりと詰めておかないと、話の方向がぶれてしまいます。

そして、展示内容は何を見せたいのか具体化しておきます。現実的に準備できるかどうかも含めて、確認する必要があります。業者との打ち合わせの中で、あれもこれもと展示物に関して盛り上がっても、実際には時間が足りずに商品を準備できないとか数量を用意できないということが起こらないよう、初めから準備できる展示商品は整理しておくべきです。

あとは展示会での目標となるゴールと、予算も整理しておきます。例えばいくらの予算で何人の来場者集客を目指すといった具合です。

業者と一緒に事前に準備すること

業者を活用して展示会ブースの制作をしていくには、さまざまな事項を共有の上で事前準備を進めていきます。まず共有すべきは、展示コンセプトと展示内容として見せたいもの、そして展示会での目標と予算です。それらの内容をしっかりとおさえた上で話を進めないと、打ち合わせの中で同じ方向性で議論できないからです。

事前準備としては、ブースイメージを提案してもらいます。展示会ブースという限られたスペースや諸々の制約ルールがある中で、どのような表現をできるか考えてもらい、複数のアイデアを出してもらいます。

CGでイメージがわかるようにして提出してもらうと、具体的にどこをどう変えたいかなど議論をしやすくなります。特に来場者が入ってきてから出て行くまでの動線がスムーズかを、忘れずに確認しておきましょう。

そのイメージが固まったら、具体的にどのような素材にするかとかどの程度の強度が必要かなどを業者と一緒になって確認していきます。その議論は予算とも大きく関係する部分なので、お金をかけるべきところと抑えるべきところを見極めながら、費用対効果の高いブース制作に繋げていきます。

また電子機器を使う場合には、それらの準備についても打ち合わせが必要です。電子機器は何をいくつ準備するか、電源はどこに必要で通信環境はどう整えるかなど、見落としがちですがひとつひとつチェックしていきます。

ブース内のスタッフの配置で配慮すること

展示会当日に、目標の集客を行うためにはスタッフの配置が大きなポイントとなります。通路を歩いている展示会来場者をいかにして自社ブースに引き込むか、またブース内に入ってくれた来場者にどのようにフォローしその後の購買行動に繋げていくかということを考えなければいけません。

まず通路を歩いている来場者を自社ブースに呼び込むためのスタッフについて、検討します。面している通路にはそれぞれ呼び込みの人が立つべきですが、特にメインの通路となるような人通りの多い大きな通路沿いには何人かのスタッフを配置して、しっかりと集客に注力してください。呼び込みには、ノベルティを渡すことを伝えるのも有効な手段となります。ノベルティのサンプルを手で持って、興味を引くと良いでしょう。

またブース内に入りやすい雰囲気も大事なので、誰でもいいわけではなく人選が必要です。自然な笑顔で接客できるフレンドリーな雰囲気の人を呼び込みスタッフとするといいです。

さらにブース内では、説明をするスタッフが必要です。展示アイテムごとにその商品に詳しい説明員を配置するか、ひとりの説明員がお客様について最初から最後まで説明を行うか決めておきます。どちらにしても、簡潔に誰にでも分かりやすい言葉で説明できることが大事です。商品に詳しい人にも全く知らない人にも説明しなければならないからです。

 

展示会ブース制作では、業者を有効に活用することで効果的な販促を行えますが、その活用方法には注意が必要です。活用する前にまずは自社内でしっかりと展示コンセプトなどを練り、業者とは抜け漏れなく準備を進めます。スタッフの配置もポイントをおさえておくべきです。