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個人情報を扱う会社なら展示会業者はプライバシーマークを取得しているところにしよう

展示会に出展することになったとき、展示会業者に依頼をするのも一つの手です。

自分たちにはないアイデアを出してもらえる可能性があるので依頼してみる価値は十分にあると言えるでしょう。

そして個人情報を扱う会社である場合には依頼する展示会業者はプライバシーマークを取得しているところにしましょう。

 

プライバシーマークを取得しているほうが良い理由

プライバシーマークはPマークとも呼ばれ、近年取得する企業が増加している認証です。このマークは国が運営しているものではありませんが、官公庁絡みの仕事への入札の条件として取得していることが挙げられるなど、認知度や信頼度が年々増加しています。

なぜ、取得しているほうが良いかというと、この認証は申請を出せばすぐに付与されるようなものではなく、付与されるためには審査に通る必要があり、申請までに多くの書類や個人情報を守るための社内の制度づくりや従業員への教育など、非常に時間やコストがかかります。

審査自体も厳しいもので、個人情報保護法を守る以上に厳しい基準となっています。また、取得した後も2年ごとに更新する必要がありますので、体感的には常に審査でチェックされる箇所や新たにチェックする箇所が増えればその対応を行うなど、個人情報を保護するための意識や行動が変わることになります。

更新しなかった場合は認証が取り消しとなりますので、失効した場合は個人情報保護の意識が低い企業だと見なされるというリスクがあります。よって一度取得したら廃業しない限りは常に更新していくことになるでしょう。

以上のことから、個人情報を扱う企業が展示会業者に依頼するときはプライバシーマークを取得している業者を選んだほうが良いと言えます。

 

プライバシーマークを取得していないのはなぜなのか

上の説明だけですと、なぜプライバシーマークを取得していない企業があるのだろうか、という疑問が湧くかと思います。選ぶ側としても個人情報を扱っている、いないに関わらず、取得している業者に依頼したほうが安心感はあります。

これはこのマーク自体が取得していないと営業ができない、といった類のものではないからです。入札の条件となっているような場合は別ですが、個人情報保護法に触れない限りは取得していなくとも営業を行うことができます。

そのため、中小企業などでは認証を得るために時間やお金を割くよりも本業に投入する、という方針をとるところもあるようです。ただこの考え方はあくまで業務で個人情報を扱わない企業や従業員数が少ない企業の考え方です。

自社が個人情報を扱っている場合には依頼したところから流出してしまうリスクも考えられるので取得していることを前提に業者選びをしたほうが良いでしょう。

以上のことからプライバシーマークを取得することのメリットに先ほど述べたように取得することで個人情報保護に対する意識が上がり、正しい個人情報の扱い方や保護の方法を身につけることができるということ以外に、取得することで顧客などに対して個人情報を適切に扱えること、審査に通っていることをアピールすることができるようになると言えることができます。

実際、取得することでマークをホームページや名刺に記載できるようになりますので、そういったところでアピールを行うことも可能です。

 

個人情報が流出してしまったときの損害は非常に大きい

展示会業者がプライバシーマークを取得しているほうが良い最大の理由はこの点にあります。まず、流出してしまった場合には顧客の個人情報が悪用されてしまう可能性が非常に高くなりますし、そうなれば顧客に被害が生じます。

悪いのは個人情報を悪用した側ですが、顧客からすれば流出した企業が適切に管理していないせいですし、個人情報保護法にも抵触しているようであれば処罰されることになります。そうなりますとそれまでの顧客はもちろん、これまで取引のなかったところにもこの企業と取引するのは危険だという印象を持ってしまいますので、非常に大きな損害を被ることになります。

大切な顧客の情報を守るためにも、会社を守るためにも依頼先であっても個人情報を適切に扱えるという判断材料になるプライバシーマークを取得しているところを選ぶほうが良いでしょう。

 

展示会業者を選ぶ際にプライバシーマークを取得しているところを選んだほうが良い理由は以上になります。自分の会社だけが気を付けていても依頼したところの管理が杜撰では意味がないですし、そこから個人情報が流出してしまった場合は選んでしまった側の責任でもあります。

新たな取引先を開拓するチャンスでもある展示会でこれまでの顧客や今後取引できたかもしれない顧客を失ってしまっては元も子もありません。そうならないためにも、展示会業者に依頼する場合はプライバシーマークを取得している業者か確認するようにしましょう。