展示会にはプランニングから片付けまで、多くの手間が掛かる物です。自社にノウハウがあり、準備期間にも余裕がある場合もありますが、人手や会場の準備に色々心配があるのでしたら展示会業者に一括で依頼するのも1つです。今回は展示会業者を選定する場合のポイントを3つ程紹介します。
自社に展示会のノウハウが無い場合には業者へ依頼しましょう
プランニングから片付けまで、一括で請負ってくれる展示会業者もあります。展示会に関するノウハウが全く無いけれど、一定の成果は出したいという様な場合には特にお勧めです。ある程度準備期間や予算が確保出来ている場合には自社でノウハウを研究するというのも1つですが、他社との差別化や限られたスペースを有効活用する方法を構築するには相応の手間が掛かります。
コストに関しても、0から始める場合はどうしても割高になってしまいますし、人手に関しても適正な人数が分かるまでには、ある程度の試行錯誤が必要です。 施工に関しても、展示物が注目を集める様な作りのデザインにするのと同時に、集まる顧客の安全面にも注意しなければいけません。
集まる顧客の数を読み間違えれば、商品の不足や余剰を心配しなければいけませんし、行列対策を誤ると会場全体の安全面への問題にも繋がります。冬場や夏場で屋外展示の会場だった場合には、熱中症や低体温で昏倒する人や転倒者が続発する様な事も現実味を帯びて来ます。
そういったポイントを考えていくと、少なくとも初回から数回程度までは展示会の専門会社に一括で依頼を出した方が色々な意味で話が早くなります。場合によっては自社開催する場合の方法論を相談する事も出来ますし、ノウハウを蓄積する間は一括でしてもらった方が安定します。デザインや会場のコンセプトについても時間的に余裕を持った上で相談すれば、かなりの詳細を詰められますので、依頼を考えてみるのも1つの方法かと思います。
やりたい展示会のテーマを専門に扱っている業者を選びましょう
展示会業者によっては、専門に扱うテーマが違う事も多いです。野菜や肉類等食品関係に精通している会社もあれば、車やバイク等の乗り物全般に強い所もあります。その上、体験性重視のイベント企画を組み入れる事を重視していたり、映像や音響に関して色々な仕掛けを用意する事を得意とする等、同じテーマを扱うのだとしても会社毎の差異は相当にある物です。
そういう事情がありますので、一括で依頼する事を決めたとして、まずは自社が開きたい展示会に最も適したテーマを持った会社を探す様にして下さい。中間御者による中抜きによるコスト増大の可能性と情報管理の徹底面を考慮するならば、出来れば自社でプラニングから、片付けまで一括で請負っている所が理想的です。
オールラウンドでどんな種類の展示でも請け負うという会社も無いでは無いですが、どんな物でも扱っているという事は裏を返せば専門性が無いという事になります。その場合は、派遣されてくるスタッフに対し商品の知識を研修する時間を作らなければいけません。
扱う内容次第では絶対に外してほしくない留意点等も出る物ですが、研修で説明したとして短い期間で何処まで理解してもらえたのかで不安が残ります。 その点、テーマが一致している会社へ依頼したならば、研修の手間等が相当に省けます。業界の人間で無いと重要性が分からない様な案件についても、最初から認識が共有出来ますので、色々な意味でメリットがあります。そういった会社を最低3社程はピックアップして、1番条件が良い所に依頼する事をお勧めします。
プライバシーマークについても意識しましょう
一括で依頼する場合に、注意しておきたいのがプライバシーマークの有無です。プライバシーマークが無くても会社の運営は可能ではあります。ただ、これがある会社は個人情報保護に関して厳しい基準をクリアし、資格更新維持の為に社員教育にもコストを掛けている事になりますので、展示会を一括で依頼する場合にも1つの基準と見なす事が出来ます。
業者によっては仕事を受注する会社と、実際に施工する会社が分かれている事も珍しくありません。 つまり、下請け会社が珍しくないという事であり、人手不足対応サービスで来てくれた売り子等が下請けからの派遣だった場合、事前に依頼しておいた内容をしっかり理解してくれていないケースも多いです。
単純に勉強不足なだけという範囲から、何をやるのかすら知らないままに来てしまうケースまで色々ありますが、最悪の場合はそれを原因とした、顧客情報の流出のリスクも出て来ます。 重要な部分に関しては依頼先ではなく自社のスタッフで対応するというのも1つですが、確実にリスクをクリアしたいのでしたら、プライバシーマークを獲得している会社に依頼した方が良いです。
1度個人情報が流出して悪評が立ってしまった場合のリスクを考えるのでしたら、プライバシーマーク維持の為に労力を掛けている会社の方が安心感が全く違って来ます。下請け経由での情報流出に関してもマークが無い所よりは遥かに良い対応が期待出来ますので、必ずチェックする様にして下さい。
展示会のノウハウが自社に全く無い場合は専門の会社に一括で依頼する事です。やりたい展示会のテーマをメインに扱っている展示会業者を探すのが、特に重要なコツになります。詳細を詰める相談の手間がだいぶ少なくなります。
中間業者の中抜きによるコスト増を意識するなら、出来れば自社一括の所に依頼する事をお勧めします。最後に情報流出等が心配な時にはプライバシーマークを持っている会社を探す様にして下さい。
