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展示会を業者に依頼する流れ

展示会ブースを設置し来場者の数を増加させるためにはどうすればいいでしょうか?

多くの来場者にとって魅力のある展示には、設営にあたって専門業者の力が欠かせないといえます。

展示ブース設置を業者にお願いすることになった際の一連の流れに関して、あらかじめ把握しておくと実行するときに役に立ちます。

ですから、全体的な流れについてしっかりと理解しましょう。

 

問合せからミーティングに至るまでの流れ

展示会のブースを設置してくれる専門業者の総数は、目を見張るほど大量にみつかることが考えられます。

その時は、専門業者のスケールやキャリアそれから、予定している予算などを想定しながら、インターネットなどを利用してたくさんリストアップしていきます。

それから、実際に展示ブース設営に関して相談を持ち掛け、実際的なプラン及び必要となるコストを出してもらうことになります。

話し合いに関しては電話並びにメールでも可能だと言えますが、直接担当者と顔を合わせて話を行ったほうが情報交換を行いやすいでしょう。

打ち合わせの際は、展示会の出展の目的、中心となるターゲットそれから、飾りつけに関するリクエストや展示会に至るまでのスケジュールなどに関して聞かれると考えられますので、きちんと回答できるように中身をしっかりと考えておきます。

仮に、解答がみつからないときはストレートに伝達すると、業者がさまざまな質問をして、それに基づいてアドバイスやプランニングを考慮してくれます。

ミーティングの後で、クライアントのリクエストに準じたプランニングと見積価格が出ますので、それを確認して検討することになります。

自分自身のリクエストがきちんと届いているかによって、推奨してくれたプランニングの満足度が大きく変わってきます。

複数から提示されたプランニングや見積価格を比べ、自分自身にとって最適なプランを決めます。

それに加えて、ほとんどのケースでプラン作成までに1週間くらいの時間がかかりますので、選考は時間にゆとりを持って実行するようにします。

 

契約の取り交わしからブース設営までの流れ

プランニングや必要となる費用をチェックして、オーダーする専門業者が確定したら契約の取り交わしに入ります。

契約を交わす前に、多くの企業が最終確認の案内を作り上げてくれるので、漏れ、あるいは誤りが一切ないかをしっかりとチェックしてから、契約書にサインすることになります。

それに加えて契約の前後でも依頼の中身に修正などが生じたときは、時期に応じてプランニングの修正や見積価格を出してもらうようにすると、安心することができます。

展示ブースの設営に関しては、主催者により違ってきますので、出展のスケジュールに関して主催者にしっかりと確認しておくことが大切です。

展示ブース設営の専門業者は、原則として施工の期間のスタート日から施工に取り掛かることがほとんどです。

ですので、それに沿わせるように商品もしくは他の搬入物を準備できるようにします。

さらに、施工より先に何回か打ち合わせの場がセットされており、細々とした点について確認のための必要な作業を繰り返します。

確認に関する作業を怠ると展示ブース設営した後にケアレスミスや修正が発生するリスクが高くなります。

ですから、確認事項に関してはしっかりと目を通すことが必要です。

 

ブース設営と引渡しからバックアップまでの流れ

ブース設営が終わり、会期の前の日にはクライアントの立ち合いを踏まえて最終的な確認のための必要な作業が実施されます。

装飾の中身など委託をした点に不備が一切ないかを、一緒になってチェックします。

こうしたときにもしも不備もしくは修正がみつかったら、そのタイミングでリアルタイムな対策を実施してもらうようにします。

それから、荷物を搬入することになりますがクライアントの持ち込みのディスプレイなどがある場合、設置のための必要な作業を業者が支援してくれますのでお願いしましょう。

展示会がスタートしてからも、どんなことにも迅速にケアできるバックアップ体制が整っています。

ですから、気掛かりな点や不備がみつかった際にはスピーディーに連絡するようにします。

展示会が終了したら、間髪をいれず撤去のための必要な作業をしてくれます。

そして、支払に関する手続きに入ることになります。

 

展示会を円滑に進んでいくためにも、専門業者は多種多様なバックアップをしてくれます。

それに加えて、アフターサービスにも精力を注ぎこんでおり、使用しているときに感じたことなどを伝達しておくと、サービス改善のために役に立ててくれますし次の展示会のことなどに関しても相談することができます。

展示会の段取りは内容が多岐に渡って長丁場と言えます。

下準備の一連の流れを工程表にインプットして従業員でシェアし、見落としがないようにすすめていくことが大切です。

それを現実にするには、展示会を専門業者に依頼する一連の流れをきちんと把握することが大事となります。