展示会業者に依頼する場合には、ブースの設営と同時にバラシにどの程度の時間が掛かるかも気になるポイントです。会社によって特色も色々出て来ますし、会場の規模や展示の内容にもよりますが展示会運営において考える事が多いポイントなのは間違いありません。そこで今回は、展示会のバラシに関して関連するポイントを紹介します。
展示会のブースはどの程度の大きさか
一口に展示会のバラシ作業と言っても、内容によって色々変わってきます。3m×3mという狭い範囲のブースから、6m×3mという物もありますし、広くなると9m×6mというブースもあります。搬入した物の重量や性質、ブース設営に使った骨組の内容等でも結果は全く違います。
ですのでバラシ作業に掛かる時間がどの程度になるのかは一概には言えません。
ダンボール数箱に必要な物を入れた後で、垂れ幕と床を片付ければ1時間も掛からないケースもありますし、数万人規模で人が来る様な大規模イベントだった場合には数日レベルで片付け期間を準備している事もあり、ゴミ捨てや関係各所に対する挨拶等も範疇に入るのかまで含めたら、話は更に変わります。
ただ、大規模なイベントでは無く、標準的なフリーマーケット前後程度の規模と考えるのでしたら自社ブースのみでしたら短くて2時間～3時間、フリーマーケット全体でしたら半日から1日程度と考えておけば大体齟齬がありません。
時間内に確実に収める必要がある場合は、準備の段階で片付け時間がどの程度取ってあるのかを確認し、業者に依頼する時には、その時間内に全てを完了させられるのかを聞いてみる事等が現実的です。
よくある遅延ミスとしては、ブース運営スタッフがバラシ業者が入るまでに撤収し損ねて、予定をずれこませてしまう事ですが、そういったミスを防ぐ為にタイムスケジュール管理の専任スタッフを用意しておく事も考えてみると良いかもしれません。
ブース運営スタッフは撤収まで視野に入れておく
展示会業者への依頼にもよるのですが、会場の設営や撤去とブースの運営のスタッフが別々であるケースは珍しくありません。ブース運営スタッフの荷物の片付けとクライアントの事務所までの配送をしてくれる様な会社もあるにはあります。
ですが、大抵の場合は撤去の専門会社がやってくるまでには、ブースの運営スタッフは自分達の荷物を片付けておかないといけません。中には、顧客対応でいつの間にか予定の時間をオーバーしてしまう事や、挨拶周りでスケジュール通りに行かない等の不可抗力もあります。
ただ、円滑にバラシまでを勧めたいのでしたら展示会の終了が見えた時点で、ゆっくりでも片付け準備をしておく事をお勧めします。その時に重要なコツとしては、搬入の時に入っていた梱包材を破壊したり捨てたりしないで取っておく事と、ある程度ダンボールに余裕を持っておく事です。
中には衝撃を避ける為に多くの対策をした方が良い機材もありますが、撤収する時に予定通りに保護材が見つからない事は珍しくありません。新たに準備をするのでしたら、時間が掛かる物ですし、他の手荷物についても時間が迫っていると思わずギリギリで押し込んでしまいがちです。
その結果として、自社に戻った時に必要な品物が何処に入っているか分からないというトラブルや、欠損事故等が起きるのは珍しくありません。一部の荷物が行方不明の様な事も頻繁に起きますし、バラシも影響を受けて遅れていく事になります。スケジュールには十分な余裕を持つ様にする事を強くお勧めします。
悪質な業者と準備期間の不足に気を付ける
バラシとも関係して来ますが、業者に依頼する場合は必ず料金の見積もりと事前の打ち合わせを徹底して行う事をお勧めします。最低でも3社は条件に合う企業を探して、準備期間も半年以上は持つ様にして下さい。定額制で後付けの請求が無い事を明言していたり、プライバシーマークを始めとした仕事に関する高品質の保証があると理想的です。
会社によっては、料金設定が不明瞭であり詳しく尋ねても返答が曖昧な場合があります。こういった会社に依頼してしまうと、後日に高額請求されるリスクも心配しなければいけませんし、バラシ作業も丁寧にやってくれるかで不安が残ります。
会場設営について、必要な資材を此方が持っている様なケースもありますが、中には慎重な扱いを要する機材もある物です。短時間でバラシ作業をすると言っても、丁寧な仕事を前提にしている事と、壊しても構わないという事で早く進めるのを前提にするのでは話が全く変わって来ます。
他にも、会社としては悪質で無かったとしても、準備期間がとても短い場合には十分なコミュニケーションが取れない事があります。何をどうして欲しいのかについて展示会業者に理解してもらい、同時に業者がそれに合わせてスタッフと情報共有するまでは、出来るだけ余裕があった方が良いです。
ギリギリのタイミングでは、齟齬があった場合の訂正が出来ませんし、片付けの場面でもトラブルの原因になります。最低でも半年程は計算しておく事をお勧めします。
用意したブースの大きさや、展示会の規模によって結果が全く変わります。
1時間掛からないケースから2～3時間、半日や1日前後等色々なパターンがありますので、準備段階の時点で予定通りに行く様な業者を選抜する事が重要です。後は、ブース運営スタッフはバラシの時間と被らない様に撤収準備も考えておく事も重要なポイントになります。その上で悪質な業者と準備期間の十分な用意が出来れば理想的です。
