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公開日:2021/05/01  最終更新日:2021/03/08

初めて展示会に出展するなら業者利用がおすすめ


展示会は自社の業務を広く認知させるために欠かせないイベントですが、開催にあたっては多額の予算や人的資源も必要です。インターネットの普及で、現在では従来とは異なる目的が展示会には求められています。とくに企業が初めての展示会出展を成功させるために、豊富なノウハウを持つ業者に依頼することで得られるメリットは多いものです。

展示会開催に際しての周辺業務こそ専門会社が最適

展示会などのイベントを開催するためには、さまざまな業務を行わなければなりません。まずはどのような目的で開催し、成果を期待するのかを経営陣に説明する必要があるでしょう。

さらに部署間での協力依頼や調整、スポンサー企業への出展交渉、イベントが終わった後の来場者へのフォロー内容考案、全体予算の管理などの業務があります。これらの業務は、会社内部の複雑な調整や顧客との関係や営業チャンスなどに直結するため、基本的には主催する企業側が担当する必要があります。

一方、目的が定まったら出展のためのコンテンツの企画、企業のコンセプトを的確に表現するためのデザインや映像の企画、招待状の作成や発送、出展が決定したスポンサーからの質疑への対応や請求処理などは、イベント業者にアウトソーシングすることで時間や手間を節減できる可能性が高いでしょう。

そして、集客活動をどのように行うかの立案や実行、会場のデザインの決定や外部業者との連絡調整、展示会当日への準備や仕切りなどは企業の内部調整の複雑さには直接かかわらず、自社の営業機会となる可能性も低い業務です。

さらに、これらは知見や事例によって得られる成果が変わる業務だといえるでしょう。豊富な知識と経験を持つ専門会社が行うことで、イベントを成功させるための効果が高くなるものです。初めて展示会を行う場合は、イメージを左右するデザインや会場設営などの業務を専門家に依頼するメリットが大きくなります。

低コストでも企業の予算に合わせた展示会が実現できる

展示会の開催にあたっては、内容によっても高額な経費や多くの人員の配置など、日常的な業務に加えてさらなる労力が必要とされます。自社ですべてを賄おうとする場合は、時間や手間がかかるだけでなく、本来の業務が疎かになり、場合によっては企業活動にダメージを与える可能性もあるようです。開催する展示会が負担になるだけで終わるリスクもあるため、専門業者を活用して業務をアウトソーシングすることがメリットとなるでしょう。

しかし、展示会イベントに参加する各企業には、必ずしも充分な予算があるわけではないのが実情です。そのため、イベントは極力低コストで最小限の予算で行いたいという企業は決して少なくありません。

そのような時こそ専門業者の力が発揮され、なるべく少ない予算で展示会が行えるように、材料の使い方などを工夫して低コストでの実現を可能にしているところもあります。企業にとって初めての展示会への出展ともなれば、予算のかけ方に慎重になるのも無理のないことでしょう。専門業者に依頼すれば、それほど多くのコストをかけられない場合でも予算に合わせた内容を提案してもらうことができ、余計な労力をかけることなく本来の業務に専念できます。

イベントの実行力は専門業者に依頼することで格段に高まる

展示会などのイベントを開催するためには、開催側にはさまざまな業務が発生します。イベントを実行して目標を達成するためには、豊富な知識と経験を持つ有能な人材を自社で雇用しておかなければなりません。それが難しい場合は、イベント会社にアウトソーシングすることで、必要とされるスキルを持った人材を補完できるでしょう。

目的に合ったコンテンツを企画し、関係各所と調整してそれぞれの業務の進行管理を行い、全体の進捗管理や予算の分配などをプロデュースするなど、日常的な業務と同時進行で行うため、担当者には大きな負担がかかります。また、自社では思いつかないアイデアをとり入れられるのは、専門業者に委託することの魅力でしょう。専門業者は多くの企業との取引で培われた豊富な経験を持ち、プロならではのアドバイスをもらえることもメリットです。

また、イベント会社は外部のパートナー企業とのネットワークによって、1社では対応できない内容も実現させられるかもしれません。たとえば、パフォーマンスやグラフィックデザインなどは、より専門性の高いスタッフとのネットワークによって、よりクオリティの高い内容のイベントが開催できるでしょう。準備がスムーズに進むことで、展示会などのイベントの実行力が高まることにつながります。

 

企業が初めて展示会に出展するときは、準備や運営のノウハウを持たないため、金銭的にも人材的にも無駄ができてしまうことは充分考えられます。経験豊富な専門業者を探してアウトソーシングすることで、自分たちの理想とする展示が実現できるのではないでしょうか。