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公開日:2020/05/15  最終更新日:2020/05/27

展示会業者はどのような規模のブースでも対応してくれる?

展示会に参加するときには専門業者にブースを作ってもらうと便利ですが、どんなときにも利用しやすいサービスなのかがわからず、依頼すべきかどうかで悩んでしまうこともあるでしょう。特に規模については大きな問題で、とても小さなスペースで展示をするときもあれば、広いスペースを用意してもらえるときもあります。

対応範囲は業者ごとに決まっていることが多い

展示の規模を大きくしたり小さくしたりするのにどの程度まで対応してくれるかは業者次第ですが、基本的には対応範囲がどのくらいかが明確に決まっています。依頼先によっては一度依頼をして契約を締結してしまうと変更は不可となっていることもあります。その場合には依頼をキャンセルしてキャンセル料を支払い、新たに相談を始めて依頼するという流れになるのが通例です。

ただ、このように固い対応をしているケースは少なく、多少の規模変更であれば対応してもらえるようになっています。少し利用できるスペースが増えたというケースでは特に問題なく対応してくれる場合がほとんどで、プラスアルファで使えるようになったスペースをどのようにして使うかを追加で相談することになります。

逆にスペースが減ってしまった場合には既存のプランに限りなく近いものを実現できるかを検証することになります。それでうまく新しく決まったスペースに落とし込めれば特に追加料金を支払うことなく対応してもらえるのが普通です。何か設備を入れ替えたり、大きくデザインを変えたりしなければならない場合には別途費用がかかる場合が多いと考えましょう。

相談してみると対応してくれる業者も多い

微修正で十分に対応できるような規模の変更であれば対応してくれる業者が多いものの、利用可能なスペースが半分になってしまった、3倍に膨れ上がってしまったといったようなときには対応が難しい場合がほとんどです。ホームページなどで料金体系やサービス体系を明示している場合には、このような大きな変更についてはご相談くださいといった表記になっているのが通例です。

それでは実際に相談してみるとどうなるのかが気になるでしょう。一般的な傾向としては相談してみれば対応してくれます。まだ依頼前の段階ならずっと続けてきた打ち合わせが半分くらい無駄になるだけであって、これから正式に依頼を受けられるのであれば良いと考えてもらえるでしょう。

それでもどういうコンセプトで展示をしたいのか、どんなものを展示する予定なのかなどといった情報は業者としてもそのまま活用できます。決して今までの打ち合わせは無駄ではなかったとポジティブに捉え、契約を勝ち取ろうと思ってもらえるのが普通なので、スペースの広さが変更になる場合にはすぐに相談してみるのが大切です。

依頼後に規模を変更することはできるのか

当初は運営会社からこのくらいのスペースを与えてくれると言われていたけれど、いろいろな都合によって狭くなったり広くなったりしてしまう場合もあります。また、面積によって出展費用が違う場合には予算の都合によって当初の計画から変更して狭くする場合もあるでしょう。

このようなときに既にどんなブースにするかを相談し始めていたら、臨機応変に変更してもらうことはできるのでしょうか。依頼後の変更については依頼先によって対応が異なっていて、かなり直前になっても柔軟に対応してくれるところもあれば、別料金を支払うことで対応してくるところも、ギリギリになってしまうと対応できないと断られるところもあります。

基本的にはまだ正式には依頼していない状況で打ち合わせをしているだけなら規模が大きく変わっても対応してもらえます。依頼後の場合には開催日までの期間がどのくらいあるか、契約内容がどうなっているか、準備に時間がかかるものが含まれているかによって大きく対応が異なります。

一般的にはこのような申し出があったときのために契約書や依頼における注意事項などにブースの大きさを変えたい場合にどんな対応になるかが記載されているので確認してみましょう。逆に、もし記載がないのであれば依頼をする時点でしっかりと確認をしておくのが肝心です。

 

展示会の運営会社の都合や自社の予算の問題などによって展示スペースを増やしたり減らしたりするケースもあります。相談を既に始めてしまっていたとしても展示会業者は規模の変更に対して誠実に対応してくれるのが一般的です。

どのくらいまで対応するかを明記している場合もありますが、相談してみると対応してくれることも多いので、変更が決まったらすぐに相談してみるようにしましょう。追加料金の支払いが発生する場合もありますが、正式に依頼をした後でも対応してくれることもあります。まずは事情を説明して変更に対応してくれるかどうかを確認してみるのが大切です。