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公開日:2021/01/01  最終更新日:2020/12/23

展示会ブースの業者からの資料請求でわかる情報

展示会参加が決定した場合には、展示会業者に自社の不足分を補ってもらうために協力を依頼する場合が多いです。昨今、多くの展示会業者が登場しており、中には運営を丸々代行してくれるような業者もありますが、業者の数があるだけ選択肢もあります。本記事では、展示会業者に資料請求した場合に読み取れる情報について紹介します。

展示会業者の種類を把握する

一口に展示会業者といっても「企画プランニング会社」と「デザイン事務所」、「施工専門会社」と「広告代理店」で合計4種類ほどがあります。

まず「企画プラニング会社」とは、企画部分に強みを持っている会社と考えてください。場合によっては、展示会の準備から最終段階まですべて委託OKという所も多く、自社で参加経験がないようなときには、このタイプの会社に資料請求するというのも一つです。

続いて「デザイン事務所」ですが、展示会の出展コンセプトが決まっていてデザインにこだわりたいようなときに、このタイプの会社にお願いすることが多くなります。空間デザインやグラフィックデザインなど専門がかなりわかれているため、その辺りで自社にとって最も都合がよい会社を選ぶことが重要です。設計という面では建築会社とつながりがあったりすると、さらに都合がよいともいえるでしょう。

「施工専門会社」はイベントの施工や装飾を専門にしている会社で、このタイプの場合は自社工場を持っていることも少なくありません。場合によっては前回使った装飾を保管しておいてくれて、使い回しにも対応してくれるということもあるので、費用を抑えたい場合にはお願いするのもよいでしょう。ただし、あくまで施工限定で活動しているという会社も少なくなく、この辺りの点も資料請求の時点で確認しておくべきポイントになります。

そして最後の「広告代理店」ですが、このタイプはほかの施工専門会社やデザイン会社に外注する形でイベント全般を取り仕切ってくれることが特徴です。広告に力を入れたい時に選択すべき所で、小間数が少なくて予算が少ない案件などには対応していないことが少なくありません。

資料請求で確認すべきポイント

資料請求といっても、自社の事情や展示会のどこに専門家の力を借りたいのかといった状況次第でいろいろ変わってきますし、資料に書いてあることも必ずしも一定とは限りません。

ただ、4種類のどのタイプの会社に資料請求したとしても一応の共通事項はあります。大抵の場合は、「対応する小間数」と「会社の得意コンセプト」、「可能な工程や会社ならではの特徴」と「大まかな予算見積もり」などはまず確認できると思ってください。

ほかには、外注をする方式の有無や、過去の実績などが写真付きで添付してあるようなことも珍しくありません。規格が統一されているパッケージブースタイプのブース設営を得意としている業者で、その見本と実例が確認できたりすると、時間がなくて急いでいる場合には、助かるケースが多いでしょう。もちろん最終的には、直接担当者と会って複数の会社から条件がよい所を選ぶことになりますが、事前にある程度判別できるというのであれば、それはそれでメリットがあります。

ほかにも、資料請求の時点でその会社が全国対応しているかどうかもわかることが多くあります。大抵の場合は展示会といえば、東京や名古屋や大阪を中心地として開かれる傾向があります。もちろん、それ以外の土地で開かれることもありますが、稀に地域限定で活動しており出張行動はしないなどという会社もなくはありません。その辺りの会社独自の事情に関しては、資料請求の段階で大抵確認できるため、そういったポイントも把握しておくことがとても重要です。

資料請求前に外せないポイントを理解しておく

会社の事情や展示会の種類に関係なく、期待通りのブースを作り上げてくれるか否かで重要なポイントもあります。

まず、すべての段取りを一括で対応してくれるかどうかをしっかり見るようにしないといけません。事情によっては選択の余地がないこともあるかもしれませんが、複数の業者が間に入ってしまうとその分伝言ゲームのようなことになってしまい、意思疎通でトラブルが発生する目算が高くなります。予算が高くなってしまうこともありますが、できるだけ一括対応が可能な業者が理想的と思ってください。

また、資料請求の段階では読み切れないこともありますが、業者が出展意図を理解してくれるか、もしくは理解するために徹底したヒアリング調査をしてくれるかという点も重要です。場合によってはプラスアルファで新しい提案をしてくれたりするとなおよいですが、この部分が不充分だと宣伝したい意図とはまったく別のイメージが商品に付いてしまうことも少なくありません。その辺りには、とくに齟齬がない様にする必要があります。

同じ理由で、担当者が途中で変わることがないかという点もできるだけ確認するようにしてください。最悪の場合、積み重ねた打ち合わせをゼロからやり直す羽目にも成り得ます。

そして最後に、明朗会計な見積もりがあるか否かをしっかり確認することです。気になる点への質問なども、誠実な業者ならば必ず対応するはずなので、その見極めのためにもとくに重視しないといけません。場合によっては、資料請求時点で見積書の見本があることも多いので、しっかり確認することをおすすめします。

 

展示会業者には「企画プランニング会社」と「デザイン事務所」、「施工専門会社」と「広告代理店」の4つがあることを把握するのが第一歩です。その上で、「対応する小間数」と「コンセプトの有無」、「可能な工程や会社ならではの特徴」と「大まかな予算見積もり」といった4点を資料請求で確認する様にします。さらに、一括対応の有無や徹底したヒアリングと、明瞭な見積書が確認できるならば申し分ないでしょう。