展示会を開く事になったとして、人手不足が課題になる事は多いです。急な展示会であり、準備から何まで大急ぎでしなければならないケースや、予定よりも多くの人出を増員する必要が出てしまうケース等、様々あります。
そういった場合に、展示会業者にお手伝いの人手を補填してもらえるかについて、ポイントを3つ程紹介します。
展示会業者に人手を手配してもらう事も出来る
会社毎の差異はありますが、お手伝い要員の増員可能な業者は多いです。HP等にその旨が書いてある所を探せば事は足ります。「人的サービスの提供」という記述か、それに近い内容を探せば大抵詳細があります。
ただし、注意点も幾つかあり、展示会業者でも得意とする内容は色々違う物です。屋内から屋外まで全てのフィールドでの運営経験があり、車から食べ物までどんな物が来ても対応可能という所もあれば、中規模から小規模を得意としていて、医療品等特殊な物を専門とする様な所もあります。まずは自分達の会社がどの程度の規模の展示会をやりたいのかという事で、ある程度条件を絞って探す事をおすすめします。
次に事前研修の時間をどの程度割けるかどうかも必ずチェックする様にして下さい。車関係等で実績が多い展示会業者に依頼したとして、そこが人員手配サービスもしているというなら手配される人手は車について一定の知識を持っている物です。
アルバイト等や登録スタッフを集める形式だったとしても、車に関する事前研修を依頼先にお任せに出来る可能性は残ります。ですが、全く未知の分野だった場合は、此方から商品内容について、研修スタッフや資料を出す事も考えないといけません。
スタッフの質に関して、こだわりがある会社なのかも重要です。事前研修も何も無しで文字通り、当日に人手のみ集めて後は丸投げしてしまう様なケースも無いではありません。最低限のビジネスマナーと接客の基本程度は出来ている人を手配してくれるか等、実績をチェックしたりしながら業者を探すことをおすすめします。
中間業者がどの程度入るのかを確認しておく
依頼を受注する段取と、施工する段取でそれぞれ担当する業者が違うケースも多いです。つまり、中間業者が入るという事で、人手不足対応に付いても、それ専門の別会社が間に入るからこそ可能になるというケースがあるという事です。
この形式が一概に悪いとは言えないのですが、中間業者が多い場合はその分コストも割高になります。可能であれば、施工から運営、人手不足解消まで自社一括でやっている展示会業者を探して依頼をする事をおすすめします。
人手不足対応に当たる所の内容まで、しっかり管理が行き届いているケースも無いでは無いですが、実質担当業者に丸投げになっている様な事もあります。展示会の内容によっては顧客の個人情報等、慎重に扱わなければいけないデータも多く出て来ます。重要な部分については、自社のスタッフで行う様にするにしても、素性が此方でハッキリ把握出来ない様な人手が入っている場合はある程度リスクがある事も考えないといけません。
その辺りのリスクを確実に回避したいのであれば、やはり自社一括で全ての段取りを行っている会社が理想的になります。施工の段階でどの程度の人手を意識した作りにして欲しいか等の打ち合わせもする物ですが、中間に入る会社が最小限であるならば意思疎通も円滑に進みます。予期しない出来事を最小限にし、問題が発生した時には即対応出来る様にする為には、全体像が此方でしっかり把握出来る規模に収めた方が良いという事です。
展示会運営未経験で人員の質も心配な場合の対策にもなる
全く予期しない形で展示会が確定し、その上、今まで展示会を1度も開いた事も無くノウハウが0であるという場合にはフルサポートの会社に依頼するというのも1つの手です。中間業者の存在等でコストが割高になる等の心配は付き纏って来ますが、依頼した場合は確実な展示会運営をしてくれる事は間違いありません。
人手不足に付いても必要なスタッフ数を手配してくれますので、確実にクリア出来ます。問題点が人手不足のみであるという場合にも相談すると、良い返事が戻って来る事が多いです。
後は、個人情報を扱う可能性が高い展示会であるのならば、プライバシーマークを習得している会社をおすすめします。官公庁絡みの仕事の入札である場合には必須にもなっており、厳しい審査をクリアした上、2年毎の更新審査もまた厳しいという事で定評がありますが、クリアしている会社は個人情報保護に関して一定以上のクオリティを持っていると見なせます。
別に習得しないでも会社の運営は出来ますし、失効してしまえば個人情報管理がいい加減になったのだと見なされて、信頼が失われる等のリスクが付きまとったりもします。社員教育や基準に一致する様に会社の中を整備しなければいけないので、一定以上のコストも掛けなければいけません。
ですが、その分だけ維持に成功している場合は、個人情報保護に関して意識が高い会社としてアピール出来るというのが、プライバシーマークの特徴となります。急な人手を確保しなければならず、その質について不安がある場合には、プライバシーマークの有無で依頼の可否を考えるのも1つです。
人手不足を補填してくれる展示会業者は沢山ありますが、中間業者が間に入るとコストが割高になったり、人員の質の面で問題が出る事があります。問題をクリアしたい場合、可能な限り自社一括で行っている所に依頼する事をおすすめします。
他には習得が厳しいプライバシーマークを獲得している事を選択基準にする事等も選択基準と言えます。後は、運営ノウハウが全く無い場合にはフルサポートの会社に依頼するのも1つです。
