展示会業者にブース制作を依頼した場合に、美しい装飾もブースの一部として行ってもらうことができます。こうした装飾を使い回したい場合には相談すれば応じてもらえるケースが多いのですが、どの段階で相談したらよいのでしょうか。今回は、展示会ブースの装飾を使いまわしたい場合に、業者にどのように相談したらよいかをお話しします。
事前の打ち合わせで相談しておく
業者に任せて展示会ブースをつくるのであれば、事前にどのようなブースにするか、予算はどのくらいかなどの打ち合わせを行うことになります。この時点で、今後のことを考えて使い回したいという気持ちがあるのであれば、打ち合わせの際に相談しておくことがおすすめです。
知らない人は多いのですが、あらかじめ装飾の買取を依頼できる業者も少なくありません。打ち合わせの際に装飾の種類や雰囲気などを知ることができるはずなので、これを参考に今後も使いたいと思うのであれば、最初から買取する契約をしておくとよいでしょう。
ブース撤去直前や撤去後に移動すると、受付けてもらえない可能性があります。対応可能であったとしても、撤去の際に装飾が傷んでしまったなどのトラブルが起きるかもしれませんし、伝達ミスで処分されてしまう可能性もあることを理解しておきましょう。最初から後々まで使用したいという思いがあるのであれば、早めに相談しておくことがおすすめです。
当日に本物の装飾を見て決めたいと感じるのであれば、当日に現物を確認してから買取の依頼を行うことができるかどうか確かめておくとよいでしょう。打ち合わせでは気になることを質問できる時間が設けられているはずです。チャンスを逃さずに相談しておくと、スムーズに話を進めることができることを知っておくことが大切だといえます。
引き渡しの際や撤去までに相談する
事前に相談していなかったけれど、ブースの引き渡しの際や展示会の開催期間に装飾を使い回したいと感じたのであれば、そのタイミングで相談することが大切だといえます。確認するタイミングが遅くなってしまうと受付けてもらえないケースもあるので、早めに行動を起こすことが大切です。
展示会の開催期間中は、トラブルが発生したときやブースの修繕やアレンジを行ってほしい場合に備えて、展示会業者にすぐに連絡できるようになっているケースが多く、選んだ業者やプランの内容によっては開催期間中にブースまで問題が起こっていないかどうか確認に来てくれるケースもあるでしょう。
直接もしくは電話やメールなどで問い合わせを行うようにし、撤去までに間に合うように相談することが大切です。解体や撤去を行う人が装飾を使い回すと思っていなければ、次回以降使うことができない状態にされてしまう可能性があるので危険です。買取を希望する場合は、撤去の担当者が丁寧に回収を行い、後から発送してもらえるというケースがほとんどであると知っておきましょう。
撤去する担当者に使い回すことが伝わっていなければ意味がないので、なるべく早い段階で買取を依頼するようにしてください。ギリギリになって業者に電話やメールで連絡をすると、解体を行うスタッフに連絡が間に合わないこともあるので注意が必要です。
業者によって対応が異なるので事前に確認しておくことがおすすめ
最初の打ち合わせのとき、展示会の開催中に相談できるケースが多いといえますが、業者によって対応が違っているのであらかじめ確認しておくことが大切だといえるでしょう。事前に買取の契約を交わしていなければ後から依頼できないケースもあります。その場合は、素敵な装飾であったとしても、今後展示会で活用できずに残念な思いをすることになるでしょう。
展示会ブースにおいて装飾はとても大切な要素の1つだといえます。装飾が華やかで会社や製品に合ったものであれば、効果的にお客様を集めることができるようになりますし、そうでなければ集客に失敗することもあるほどです。装飾は非常に重要な役割を果たすものなので、素敵なものは使い回すことができるようにしておくことが望ましいでしょう。
業者のホームページなどを確認すると、買取ができるかどうか、相談できるタイミングはいつなのかなど掲載されていることも多くあります。もしも、こういった情報が掲載されていないのであれば、問い合わせなどで装飾の使い回しが可能であるかどうか確かめておくとよいでしょう。過去に利用した業者がギリギリの相談で対応してくれていても、次に利用する業者も同じように対応してくれるとは限りません。最初に確認をしておくと、後悔のない立ち回り方をできるようになります。
展示会ブースの装飾を使い回したいと考える人は少なくありませんが、これは買取を行うかどうか決めておかなければ受け取ることができません。一般的には業者側で回収するものなので、事前に買取が可能であるかどうか相談しておくことが大切です。使い回したいと思ったタイミングで、なるべく早く相談することが望ましいといえます。
