もう目の前に迫っているイベントに参加したいけれど展示の準備が間に合わないというケースもあるでしょう。このようなときに展示会業者を使えると便利ですが、差し迫った状況でも依頼に応じてくれるところはあるのでしょうか。
急な対応をしてくれるところは多い
イベントなどへの出展はかなり早い段階から決めている企業が多いので、通常は数ヶ月前や数週間前から打ち合わせを始める仕組みになっています。ただ、他の業務に追われていて直前になるまで準備に取りかかれなかった、ゲストが出展を取りやめてしまって代わりに出なければならなくなったというようなケースもあるでしょう。
この際に展示会業者に依頼したいというニーズに応えるために急な依頼でも対応してくれるところが増えてきました。サービスの水準を競合他社といろいろな観点から同等にしつつ、メリットを増やして差別化もしていかなければ生き残りが難しいのは容易に想像できるでしょう。
直前になってからの依頼にスピーディーに応えるサービスはまだ業界に浸透しているとは言えませんが、だんだんと対応にかかる期間が短くなってきているのは確かです。そのため、もう本当にすぐイベントがあるという状況で展示の準備をしなければならないようなときにも相談してみる価値があります。
一般的には一週間くらい前までに相談が必要
イベント当日から遡って考えてどのくらい前までなら依頼に応じてくれるのかと疑問に思う人もいるでしょう。明日がもうイベント開催日なのだけれど、というようなシーンでは流石に対応してもらえないのが普通です。
依頼を受けてから展示をしたりブースで打ち合わせをしたりすることができるように必要な備品を手配し、さらに当日の設営や撤収、展示のサポートなどに必要な人員を確保しなければならないでしょう。備品を自前で持っているもので済ませることができ、人員もたまたま余っている日であれば対応できる可能性もないわけではありません。
しかし、通常はイベントがあると依頼が殺到しているので備品も人材も確保が難しい状況ができてしまっています。また、展示ブースをどのようなデザインにするか、予算はどのくらいか、規模感はどの程度かなどといった打ち合わせをするだけでも数時間はかかってしまうのが一般的です。
そのため、ある程度は余裕を持って相談を持ちかけないと対応できないという回答になってしまうことは否めません。実際にはおよそ一週間前に相談を持ちかけていれば対応してもらえるところがほとんどです。
その時点で日程は決まっているので人員は確保を始めてもらうことができ、備品についても決まり次第早急に手配してくれるので間に合わせられるのです。ただ、繁忙期になっていると一週間前でも対応できないケースもないわけではないので問い合わせて確認をとってみる必要はあります。
工夫をしているところなら直前でも可能
本当に直前になってしまったときには対応してもらえないのかと悩むケースもあるでしょう。この週末のイベントに出展しなければならないのに準備を忘れていたというようなときには諦めなければならないのかというとそうではありません。差別化を図るために一般的な展示会業者よりも短期間で対応してくれるサービスを展開しているところもあります。
すぐに対応できるように工夫をしているケースが多く、パッケージ化されたブースを自社で用意していて、設置も撤収も簡単におこなえるようにしているのが典型例です。このような工夫をしているところを探せば二日前くらいまでに相談すれば対応してもらえるでしょう。
また、原則は一週間前までに相談しなければならないところだったとしても、実際に話を持ちかけてみると対応してもらえる場合もあります。たまたまそのイベントの当日は人員に空きがあって対応できる状況だったり、同じイベントへの出展者から多数依頼を受けていてついでに対応できたりするケースもあるのです。
いくら調べても今のタイミングからでは依頼できなさそうだと思ったときにも諦めずに電話やメールで問い合わせて対応してくれるかどうかを確認してみましょう。
展示会業者は顧客のために充実したサービスを提供しようと努力してくれるため、急な依頼であっても可能な限り対応しようとしてくれます。しかし、備品や人員の確保が難しい場合が多いことから一週間前くらいまでに相談してくれれば対応できるというのが一般的です。
ただ、標準化されたブースを自社確保するなどのさまざまな工夫を凝らして展示会が開催される二日前くらいまでなら対応できるようにしている展示会業者もあります。また、たまたま空きがあって対応できるケースもあるため、本当に急な場合にも各社に問い合わせて対応してくれるかどうかを確認してみましょう。