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一つの展示会業者に複数の展示会を依頼した方がお得になる?

複数の展示会に参加して自社の製品を展示する場合、問題になるのがどのような業者に展示のサポートを依頼するかということです。

複数の業者に依頼する方法もありますが、一つの業者にまとめて依頼したほうが費用を抑えられる場合もあります。

 

一つの業者に依頼したほうが有利な場合

展示会に参加する企業をサポートするのが展示会業者ですが、そのサービスの内容や料金は会社によって異なっています。特に、企業が複数の展示会に参加する場合などには、どのような業者を選ぶかによって、その費用が大きく異なる場合もあります。

こうしたケースで問題になるのが、イベントごとに別の会社を選んだほうが安上がりなのか、一つの会社にまとめて依頼したほうが安くすむのか、ということです。依頼する会社によって料金の体系も異なるために一概には言えないのですが、一つの会社にまとめて依頼したほうが費用が安くすむ場合もあります。

例えば短期間で複数のイベントに参加する場合などには、一つの会社に依頼したほうが低価格の料金で対応してもらえるメリットが多く存在します。展示会に出品する場合に必要となる費用としては、ブースの設営費などがあげられますが、短期間で同じ内容の製品を別のイベントに展示する場合などは、同じ業者に依頼したほうが費用の面でも有利です。

一つの会社にまとめて依頼すれば、設営するブースの移動や保管なども一元化でき、その分ブースの設営費を抑えることができるので、割安でサービスを利用できます。同じ会社ならば、ブースの組み立てなども手際よくおこなってくれるので、時間の節約という点でも有利です。

 

ブースの製作費や人件費などの比較

ブースの製作という面においても、一つの会社に依頼したほうが、複数の展示会に出品する費用が安くなる理由があります。展示会に製品を展示する際に設営はあらかじめ、企業と業者が相談をして、その具体的な内容を決定してからブースを作製します。

企業の展示する製品のイメージや、対象としている顧客に合わせてブースを製作していくのですが、こうした相談にも費用がかかります。イベントごとに別の会社に依頼した場合には、その都度新しいブースを作る必要があるために、打ち合わせの費用も必要になります。

これは予算の面だけでなく時間の面でも大きなロスになります。一つの会社にまとめて依頼することで、ブースの制作費も抑えることができるので、限られた費用で複数のイベントに製品を展示する必要がある企業にとっては非常に有利です。

また一つの会社にまとめて依頼したほうが費用が安くすむ理由として、さまざまな人件費の問題も存在します。製品を展示するだけではなく、来客者に製品の説明をするコンパニオンなどが別途必要になる場合には、業者にあらかじめ依頼しておく必要があります。

イベントごとに別の会社に依頼する場合には、コンパニオンも会社ごとに雇う必要があるので、その分料金が高くなる場合もあります。同じ会社に複数のイベントを依頼することにより、同一のコンパニオンに仕事を依頼することができ、接客の対応や製品の説明なども一度に済ませることができるので非常に便利です。

 

予算とともに安全性という観点からも有利な選び方

展示会に出展する場合にはセキュリティも重要な問題になります。特に専門の会社に依頼する場合には、こうした問題にしっかりと対応できる会社を選ぶことが重要です。

このセキュリティという面からも、一つの会社に複数のイベントを依頼したほうが有利なことが多くあります。展示のサポートを依頼する場合には企業の情報や企業の保有している個人情報などを、あらかじめ業者に教えておく必要がありますが、このような情報の管理にも対応する費用がかかります。

展示会ごとに別の会社に依頼した場合には、イベントごとに情報の管理費用が発生してしまうために、より多くの予算が必要になります。ですが、一つの会社にまとめて依頼することで、情報の管理費を最小限に抑えることが可能なので、費用の大きな節約になります。

また安全性という面からも一つの会社にまとめて依頼したほうが非常に有利です。イベントごとに別の会社に依頼することで、複数の会社に個人情報や企業情報を教えることになってしまい、その分情報の機密性を保持するという面では不利になります。

安心して依頼できる会社にまとめてサポートを依頼することで、展示に必要な情報の伝達も最小限に抑えることができるために、費用と安全性の両方をしっかりと満たしながら製品の出展が可能です。

 

展示会に参加するためのサポートを依頼する業者を選ぶ場合には、予算以外にもさまざまな要素を考慮する必要があります。一つの会社にまとめて複数のイベントを依頼したほうが、製品の展示に必要になるブースの制作費や設営費用も安く済ませることができる場合が多いですが、予算以外にも一つの会社に依頼したほうが有利な面が多くあります。

セキュリティの問題などもそうした要素の一つで、展示の際に必要になる個人情報や企業情報の管理なども、信頼できる一つの会社にまとめて依頼することで、より安全にサービスを利用することができます。