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展示会の準備はいつから始めればいい?

思い付きで出来るわけではないのが展示会への出展であり、ある程度の時間をかけての準備は必要になります。

計画性を持って取り組むことが大事であり、数日前からではなく、数ヵ月前から用意をはじめて当日は万全の体制で臨むことです。

 

数ヵ月前からの準備が成功をさせるポイントです

展示会を成功させるためにもまずは計画性を持った準備が必要であり、特にイベントや展示会での出展ともなれば、いくつもの要素が絡まりあうことになるので、総合的な把握をして取り組まなくてはなりません。

余裕を持って取り組むのであれば、イベント開催の半年前から取り組むことです。

まずは、認知度を上げたいのか営業案件を獲得したいのか、顧客との結びつきを高めたいのかなど、出展目的を明確にすることから始めます。

受注件数や商談の件数に売上金額など、目標に掲げるのは具体的な数値での設定をすることも必要です。

目標を決めたら出展をするコンセプトや、ブースのサイズに出展商品なども決めます。

出展会場も決める必要がありますが、大きな会場だけではなく、比較的小規模な会場なども検討をしたほうが目標達成につながりやすいです。

当日訪れる来場者は大きな会場にも足を運ぶものの、自分たちの関心のある企業や内容であれば、小規模の会場でのイベントにも足を運びます。

大きな会場ではたくさんのブースが出ているのは魅力ですが、小規模な会場は会場全体を回ることにも苦労をしません。

求めている商品や企業を、規模が小さいだけにピンポイントで見つけ出すことができるので、利用者にとってもかなり便利です。

自分たちのブースの場所を決めるのも重要であり、どこにブースがあるかは意外とイベントでの成功の明暗を分けることになります。

 

移動手段や宿泊施設の確保もしておきます

イベント開催から2ヵ月から5ヵ月前の時点で、当日参加をするスタッフを決めておく必要があり、具体的なスケジュール調整をしておきます。

メンバーたちの役割をきちんと決めたら、移動手段を決めるのと共に、泊りがけで行くならば宿泊施設の手配も必要です。

運営をする責任者を決めて、準備のためのスタッフの役割を決めますが、全ての自社で賄うのか、プロに頼むのかも決めておきます。

当日の運営に関わる人材数や、どれほどの大きさのイベントなのかとか、展示会場などにもよりますが、いずれにしても数人体制で臨むことが必要です。

数名のスタッフを常に配置することで、空き時間を上手に使い、トイレ休憩やランチタイムなどを交代でとることができます。

またほかのブースのリサーチのためにも、人の少ない時間帯には会場内見学をすることも不可能ではありません。

準備のためだけに集中することができるとスムーズですが、実際には開催までに通常業務も一緒に行いますので、対策として担当者の通常業務を減らすなどの工夫も必要になります。

移動手段に関して公共の交通機関ではなく、自動車での移動をすることもありますが、その際にはあらかじめ駐車場を確保しておかなくてはなりません。

数か所の近隣のパーキングを下調べする必要がありますし、お金が多少かかってもできるだけ、会場から近い駐車場に車は停めたほうが、搬入や搬出の際にも困ることがありません。

 

制作物の制作依頼も余裕を持って取り組みます

マーケティング計画やプロモーションプランなど、展示会の2ヵ月から5ヵ月前には準備をしておきます。

最初からブースに来てくれる訪問者の想定だけではなく、開催をしている期間に出展ブースの前を通過した人にも、できるだけ立ち寄ってもらえるように工夫をすることも必要です。

目を引く展示パネルの設置や、ブースで流す音楽や映像に動画、来場者へ配布をするノベルティにパンフレットなど、あらゆるもので来場者にブースをアピールすることも必要になります。

手渡すパンフレットなどは侮ることはできず、展示会の後に見込み客から良いアクションをもらえるチャンスだからです。

ブース内の装飾などは人の関心を惹くポイントになるので、ブースのデザインに関してもプロの施工業者から良いアドバイスをもらうようにします。

開催の2ヵ月から4ヵ月前には、出展に必要となる書類の提出をしなければなりません。

うっかりミスをなくすためにも、必要書類の提出に関しては、あらかじめチェックリストの作成をしておくと安心です。

自分たちのブースのデザインを考えるときに、洗練された空間にすることが必要であり、さらに導線まで考えての設計がコツになります。

展示会開催の1ヶ月から2ヵ月前には、あらゆる制作物の製作依頼をすることです。

パネルやポスターにパンフレットをはじめ、名刺にアンケート用紙、販促用のチラシにノベルティなど、準備をするべきものはたくさんあります。

 

展示会の準備はいつから始めればいいかですが、できるだけ早めに余裕を持って始めるにこしたことはありません。

責任者を決めてスタッフの役割分担をし、宿泊先や交通手段の手配をして、来場者へのノベルティにパンフレットの作成など、やるべきことは山のようにあります。