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公開日:2021/07/01  最終更新日:2021/03/08

展示会に出ると決めたら!スケジュールの流れと業者に依頼するタイミング


何かしらの展示会を行いたいと考えた場合は、スケジュールの流れと業者に依頼をするタイミングを事前に理解をしておくことが大切です。一般的なスケジュールを理解しておかないと、スムーズに準備が進まない可能性が高くなるでしょう。スケジュールの流れと業者に依頼するタイミングを理解していれば、トラブルも少ない状態で展示会を行えそうです。

コンセプトとデザインを決める必要がある

展示会は多くの人に作品などを見てもらえますから、作品や作者の知名度を上げることが期待できます。ファンを獲得できるきっかけにもなる可能性があるので、展示会を開きたいと思った人は、行動に移すことも大切です。展示会を開きたい場合は、スケジュールの流れを理解しておく必要がありますが、事前にコンセプトとデザインを決めておかなければいけません。

どのような展示会にしたいのかが頭の中にある場合は、イメージを具体化して業者に伝えられるよう用意しましょう。この段階では、業者に依頼をしなくても問題ありませんが、コンセプトやデザインを作成した経験がない場合は、この段階から業者に依頼してしまうと効率的に計画が進むでしょう。

企画段階からサポートしてくれる業者を利用することで、依頼者の負担は減ります。コンセプトやデザインが未完成のまま展示会を開いてしまうと、来場者の期待にこたえることは難しいでしょう。そのため、コンセプトやデザイン決めは焦らずにじっくりと考えておいたほうが、来場者を満足させられる展示会を実現できそうです。

業者と打ち合わせを重ねる段階でもありますから、このときに信頼できる対応をしてくれるかどうか見極め、希望に沿わない場合は違う業者を利用したほうがよいでしょう。最初の説明の段階から信頼できるのかどうかはある程度チェックできますから、真摯に話を聞いてくれる業者に依頼をすることが大切です。

サポートを任せる業者を決定する

展示会を成功させるために重要なコンセプトやデザインを決定できたら、この段階で業者を選定し依頼する必要があります。自分だけでコンセプトやデザインを考えた場合は、希望を実現してくれる業者を探さなければいけません。少なくとも展示会を行う2カ月前には業者を探しておく必要がありますが、4カ月ぐらいは余裕をもってスケジュールを組むと、安心してサポートを任せられるでしょう。

見積りを出してもらい、見積り金額に納得した段階で契約が成立します。利用する業者によって必要となるコストに違いがあるため、できるだけコストを削減したい場合は、低コストでサポートしてくれる業者を選ぶようにしましょう。仲介業者をカットしたり、ブース設営の経費を削減したりすることで、依頼者が負担するコストを減らしている業者も存在するようです。

余りにも安い料金でサービスを提供している業者には不安を感じるものですが、経営努力でコストを削減している場合であれば問題ありません。業者も必要となる準備期間があるため、スケジュールに余裕のない依頼は断られてしまうことがあるようです。

そのため、スケジュールには余裕をもって業者に依頼することも大切でしょう。早めの段階で複数の業者に問い合わせしておいて、希望する期日に目的を達成できるのかを把握しておくのも重要です。見積りまでは無料で対応してくれるケースもあるので、おおよそ必要となる額を把握できるでしょう。

制作が開始されて設営や施工の準備に取りかかる

見積りの金額に納得した段階で、業者側は展示会で必要な物の制作を開始します。基本的に、見積りを提示してからすぐ制作を開始するケースは少なく、検討期間が用意されるので安心です。打ち合わせで決められたブースや印刷物などを制作し、映像やオペレーションマニュアルなども作成しましょう。

業者によってはスタッフを手配してくれたり、来場者を増やすために広告を出してくれたりするケースもあるようです。そのため、どのようなサポートが用意されているのかを事前にチェックしておきましょう。制作が完了した段階で展示会の日に合わせて、会場にブースを設営したり、運営の最終確認をしたりすることになります。

テスト作業によって、展示会で発生しかねないトラブルなどを未然に防げるでしょう。こだわったブース設営をするときは、トラブルが起きてしまうリスクもありますから、不安を軽減するためにも入念なチェックが重要です。

そして展示会当日はイベント運営をサポートしてもらい、滞りなく終えられればスケジュールは完了となります。業者によってはアフターフォローのサービスや、報告会が用意されているケースもあるようです。アフターフォローでは来場者の情報を利用してテレアポにつなげられ、報告会では反省点などを報告してくれるのではないでしょうか。

 

展示会を開きたいと考えた場合は、展示会のコンセプトとデザインを作成する必要があります。コンセプトとデザインが決定したら業者に連絡をして、打ち合わせをするのが一般的な流れです。見積り金額に納得したらサポートを任せて、ブースなどの制作をしてもらい、設営に移行しましょう。そして展示会当日の運営を任せて、アフターフォローや報告会などのサービスを受けるとよさそうです。