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公開日:2021/06/15  最終更新日:2021/03/08

展示会サポート業者は自社の業種の実績があるかどうかも重要なポイント


展示会はさまざまなテーマについて数多くの会社が集まり、各社商品やサービスの魅力を訴求する場です。展示会が成功するかどうかによって、各社の業績に大きく影響を与えることになるでしょう。そのため、このような展示会をサポートする業者の選び方が重要になってきます。この記事では、展示会サポート業者の選び方について説明しましょう。

展示会サポート業者の種類について

展示会サポート業者には、プランニング会社、デザイン事務所、施工専門会社、広告代理店の4つの種類があります。それぞれ得意とする分野があり、依頼価格にも違いがあるようです。

プランニング会社は企画段階からサポートして、展示会のレイアウトをどのようにするかなど、検討・提案してくれます。各ブースの施工を行う際にもブースデザインをどうするか、施工をどうするかなどということも提案してもらえるようです。多くの場合では、施工などは施工会社に依頼しています。ブース設営に関わる多くの業務を行ってもらえるため、依頼側としては手間が省けるでしょう。しかし、費用もその分高くなります。

デザイン会社は、各ブースのデザインなどを中心とした作業を行います。したがって、その他のレイアウトなどを提案してもらえることもありますが、依頼側で考えて提案すると、経費はその分おさえられるでしょう。

施工専門会社は、ブースや設営に関する施工を専門に行う業者です。したがって、設営以外の部分は依頼側が行う必要があります。この場合は費用負担をおさえられますが、その分デザインなどで劣るケースもあるでしょう。

広告代理店では、プランニング、デザイン、施工業者と提携しており、展示会の運営に関連する業務を行うことになります。この場合は、ブースのデザインやレイアウト設定などは外注となるでしょう。デザインの面ではバランスの取れた展示会を行えますが、経費は高額になりがちです。

展示会サポート業者選びで考えておくべきこと

展示会サポート業者には、プランニング会社、デザイン事務所、施工専門会社、広告代理店の4つの種類があります。それぞれの業者でどのような段階からサポートを開始するかが異なり、経費についても差が出るようです。そのため、全体の流れを見ながら、どの会社に依頼するかを決める必要があります。

依頼する際にあらかじめ伝えておくべきことは、テーマ名や小間数、コンセプト、どの段階からサポートしてほしいか、希望予算です。多くの会社は、過去の実績を参考にさまざまな提案をしてくれます。その際大切なことは、1社のみでなく複数の会社に見積もりを依頼することです。比較によって相場などもわかり、技術的な面での特徴も把握できます。また、提案書を見てデザインなどの方向性が希望と合っているかどうかの確認も必要になるでしょう。

さらに、現在行おうとしている展示会と同様の業種の展示会を、過去に受注した実績があるかということも大切です。同じ業種であれば、依頼側の希望を把握しやすいでしょう。

また、独自の提案をしてくれるかも大切になってきます。独自のコンセプトなどを持っており、提案してくれる企業は依頼側にとって頼もしい存在です。さらに、コストがどの程度であるかということも大切でしょう。多くの場合、決められた予算内で行わなければならないため、最も大切な条件です。

選びたい展示会サポート業者の条件について

展示会サポート業者の中でどこを選ぶかは、見積もりや条件面を考慮して決めます。その際、どこまでサポートしてほしいか伝えましょう。最初に、発注側は展示内容に集中したいので、運営などをワンストップで依頼できる業者がよいでしょう。ただし、この条件で契約するには、費用の面を考慮する必要があります。すべて依頼できる業者は、コスト高にもなるからです。

次に考えておきたいことは、展示ブースも設営などにはある程度の期間がかかるため、期間内に業者側の担当者が変わらないかどうかでしょう。担当者が一括してサポートすることは、業者の熱意の表れです。また、サポート業者からよいアイデアを出してくれるところは、理想的な業者といえます。

さらに大切なのは、わかりやすい見積書の提出です。見積書の確認は大切で、内訳の詳細まで書かれていることが大切です。記載されている内訳が不明瞭な場合、後になって追加請求されることもありえます。限られた予算で開催しなければならないため、見積書の内容確認は大切です。

さらに発注側として加えたい条件は、過去に自社と同じ業種の展示会の開催に関わった実績があるかでしょう。業界での知識を知っているため、大切な条件です。

 

多くの場合は、経費をかければ全般にわたってのサポートを受けられるでしょう。しかし、経費をおさえたいのであれば、一部分は自社で別途作業をしなければなりません。とくに重要な点としては、過去に自社と同じ業種の展示会へのサポート実績があるかということです。