これから展示会を開こうと考えている会社でも、自分の会社だけで納得のできる展示会をすることは難しい可能性があります。この場合には、展示会プランニング業者を選びよく打ち合わせをすることで満足できる展示会が開けるでしょう。 では、展示会プランニング業者と打ち合わせをする場合にはどのような準備をしたらよいでしょうか。
一番最初にやるべきこととは何か
展示会をオープンさせるためには最低でも展示会を行う半年ぐらい前にプランニング業者を選ぶことになります。その後、展示会を成功するための打ち合わせの準備としてまずどのような会場で行うべきかを決めなければなりません。
規模を選ぶ時に心得ておきたいのは、規模が大きければいいわけではないと言うことです。規模を大きくしたとしても、十分なアピールになるとは限らないことがあるからです。逆に、小さな規模の区画を借りても魅力的な内容ならば、自然とたくさんのお客さんが訪れるでしょう。
そこで、業者と話し合う前に、展示会を開く目的やアピールポイント・予算などからどの程度の規模にするかを決めていくことが重要になります。業者としても、後に様々なアドバイスをしてくれますが、具体的に展示内容やコンセプトが決まっていなければアドバイスをすることはできません。
ちなみに、商品をたくさん並べなければ展示をする意味がない場合は大きな区画を借りることが必要になります。小規模の区画を借りる場合には、小さいながらも何かお客さんの目を引くものがあると良いです。小規模なところは、お客さんが通過して行ってしまう可能性があります。
そのため、目を引く何かを利用することでより多くのお客さんを集めることができるでしょう。これらを決めてから、より細かいアドバイスを業者から貰いましょう。
参加するときのスケジュールを明確にしておく
展示会の場所などがある程度決まった場合には、次に参加するスタッフの人数やスケジュールを決めていく必要があります。これは、展示会の3カ月から5カ月ぐらい前までに行っておいた方がよいです。 スタッフの人数は一見簡単に決められそうですが、実は考えなければならないことがたくさんあります。
それは規模と人数の関係などです。例えば、展示場が8畳間ぐらいしかないにもかかわらず、スタッフが5人から6人いれば随分と窮屈になってしまう可能性があります。窮屈になると、お客さんが入りにくくなる可能性があるでしょう。せっかく良い展示物があるとしてもお客さんが中に入りにくいとすれば、よい展示物を展示している意味もなくなってしまいます。
そこで、事前に規模に合わせたスタッフの配置人数を決めおき、どれぐらいの人件費がかかるかなども考えておきましょう。最終的には、希望に応じてどの程度の人数を配置したらよいかを業者に聞いてみることになるはずです。
次に、スケジュールを決定することが必要です。よくある失敗パターンとしては、スケジュールの調整が間に合わず満足できる結果を出すことができないことでしょう。
これを避けるためには、プロとしての業者の視点が重要になります。当然その前に、自分たちで考えたスケジュールを出しておくべきです。それを業者に見せて、最終的にはどの時期までに何を用意したらよいかを明確にしてもらうべきです。
制作物の作成依頼の時期はどれぐらいがよいか
制作物を展示場に展示する場合には、オープンの時から逆算しておおむね1カ月前ないしは2カ月前に用意をしておけば十分です。もちろんどのような展示物をするかによっても異なりますが、よほど手の込んだものでない限り、2カ月前ぐらいからスタートすれば十分でしょう。
展示物に限らず、それに付随するものもあらかじめ用意しておくことが重要になります。例えば販促チラシです。販促チラシは、そこまで手の込んだものにする必要はないもののチラシの中のレイアウトや文書の内容、そしてタイトル作成などでそれなりに時間がかかります。できたものをチェックする時間も必要です。
企業の威信にかけても、誤字脱字などは避けなければいけません。そして印刷するまでに数日かかることも少なくないでしょう。このように、一見、展示会に付随するようなものでもそれなりの時間がかかるため、早い段階で準備をすることは大事になるでしょう。
ある程度、展示物やその展示物に付随する準備物の出来上がりが決まった場合には、搬入の手配もきめておかなければいけません。搬入やブースの設営に関しては、プランニング業者が別の業者を手配してくれる可能性もあります。これらは、少し余裕を持って行うことが必要になるでしょう。
場合によっては、自然災害などで到着が遅れてしまうことも考えられるからです。トラブルが起こりうることを考えれば、ブースの設営と搬入は3日前ないしは2日前ぐらいまでに終わらせておくべきです。このように、ある程度細かい予定まで決めておいて最終的に業者に意見を伺えば、その分レスポンスも早くなります。
展示会をするためには、展示会プランニング業者との打ち合わせが重要になります。区画の希望やそこを担当する人数などを決める時にもまずは自分たちで決めて、最終的にプロの視点をうかがうことで無駄がなくなります。また、展示物やその展示物に付随する物の準備期間も、業者に伺う前にある程度自分達で決めておきましょう。
