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公開日:2020/11/01  最終更新日:2020/10/19

ブース設営で立ち合いは必要?展示会業者からのブース引き渡しのタイミング

展示会に参加する場合には専門業者に工事を依頼することも少なくありません。中でも、ブースの組み立てや装飾などの設営工事の多くは、業者に任せると効率的に進められるものです。その後に製品やパンフレットを配置して、ブースを完成させるということになります。ここでは、業者に設営を依頼し引き渡しとなるまでの流れや注意点などについて紹介します。

展示会は半年前から始まっている!

展示会で自社のブースを出展することによって、製品やサービスを紹介したり、新しい販路や取引先を開拓したりできるというメリットがあります。成功させるためには、かなり綿密な準備を重ねなければならないイベントです。

多くの展示会では、出店の申し込みが6ヵ月から3ヵ月までに設定されていますが、申し込みが早いほど集客力のある有利な場所にブースを設営できる場合もあるため、実施日の半年前には参加を決定して申し込む必要があります。

出展するためには、参加の可否を事前に社内で決定しておく必要があります。そのためには、出展の目的や成果目標を定めておかなくてはなりません。

ここで疑問になるのが、ブースを設営する業者への依頼はどの段階で行うのかということでしょう。参加の申し込みは半年前になるものの、ブースの設営を依頼するのは早くても3ヵ月前になります。これは多くの場合で、ブースの設置場所の決定が実施日の3ヵ月前頃であることが影響しているようです。

それまでに、その他の必要となる作業について細かく計画を立てておくことが必要でしょう。たとえば、まず考えなくてはいけないのが人員配置です。当日スタッフの雇用が必要になるかもしれません。また、会場となるコンベンションセンターへの移動手段、それにともなう駐車場の手配なども欠かせないものです。会場が遠方になる場合は、宿泊先の手配も必要でしょう。

ブースの設営を業者に依頼する前に、しておくべき業務が多くあるので計画的に進めることが必要です。決定すれば非常にスムーズに進むため、ブースの設営は仕上げのプロセスといえるかもしれません。

設営したブースの引き渡しは前日

遅くとも会期の2ヵ月前には業者と契約を結び、ブース設営に向けた話し合いを始めます。話し合いに際しては、会場の見取り図やブースの地図である小間図、装飾に関する規定に関する書類を準備して業者に提出します。そして、出展目的や紹介するサービスや製品に関する説明をしたり、ブースのデザインやレイアウトのほか、看板に載せたいキャッチコピーなどの要望を伝えたりします。

円滑に進めるためには、会場に関する情報を揃えておくと同時に、ターゲットの絞り込みやPRする商材の選定を行い、ブースデザインについてもテーマカラーや大まかな配置をあらかじめ取りまとめておくとよいでしょう。最終的に決定されたデザインに基づくブース設営が始まるのは、会期の二日前です。特段の事情がない限り、工事に依頼主が立ち会う必要はありません

完成したブースの引き渡しが行われるのは会期の前日で、依頼主は完成したブースに仕様との差や間違いがないことを確認します。その場では電気系統の説明も行われるので、モニターや展示用の製品などが正常に作動するかどうかということの確認も行います。

オープン前日は出展者の展示物品の搬入も行うため、慌ただしくなりますが、気になる点は充分に確認し、修正できるものはこの日の内に作業をしてもらうように依頼します。契約形態によっては、問題がないとわかった時点で署名と捺印による確認が必要となる場合があるので、担当者は印鑑などの準備を怠らないようにしましょう。

撤去も全面的にお任せして大丈夫!

会期最終日には撤収が必要となり、設営されたブースも解体されます。出展者は持ち込んだ製品やパンフレット類を片付けて、ブース自体の撤去をすることになります。撤去まで一括した契約である場合は、設営した業者が引き続き作業を行うことになるので、会社としては社員の負担が減るでしょう。

設営された展示会ブースの解体中は、基本的に作業への立ち合いの必要はありません。持ち込んだ製品や設営業者とは別の業者からレンタルした物品などは、出展者側が責任を持って片付けなければなりませんが、什器類のレンタルまで一括で契約している場合には、自社が持ち込んだ物品の撤収だけで充分です。

場合によってはパネルや看板といった装飾品を買い取る契約を結んでいる場合もあるかもしれません。その場合には、自社の車で持ち帰るのか、配送業者を手配する必要があるのか、または業者側が撤去後に別途出展者まで配送するのかなどについてもよく確認しておきましょう。

大型のパネルや看板の場合、スタッフの移動や小物の運搬に手配した乗用車では積載できない可能性もあります。また、高所に設置されている物の場合は下ろしてもらえるのかなど、回収方法も確認しておかなくてはなりません。

買取り契約をしている物品がない場合や、設営を委託した物がそのまま撤去できる場合には、全面的に業者に任せることが可能です。展示会の出展においては、撤去が終了した時点で完了となります。事前に計画したことがきちんと盛り込まれているかどうか、契約段階での確認が重要です。

 

展示会のブース設営を業者に依頼した場合には、基本的に立ち合いの必要はありません。ブースが引き渡されるのは会期前日で、仕様と異なる部分がないことなどを確認します。引き渡しの際には電気系統の確認も行い、疑問点はこの日にすべて解決できるようにしましょう。