展示会に出展するのには、企業の製品やサービスの認知度を向上させる、顧客を獲得するなどの目的があります。本番までのさまざまな打ち合わせを円滑に進めてくれる業者選びが大切ですが、当日の運営をサポートしてくれるところなら、なお安心です。ブースの装飾や当日のトラブルへの対処などが任せられれば、よりよい展示会にできるでしょう。
当日サポートをしてくれる業者にもさまざまな業態がある
近年では、展示会の当日に運営のサポートをしてくれる業者は珍しくありません。しかし、その業態には多くの種類があって、まずはその中から選定しなければいけません。たとえば、企画プランニング会社では、主にセールスプロモーションやマーケティングを行っています。企画部分にとくに強みを持っていて、出店企画の段階からよいビジネスパートナーとして活躍してくれるでしょう。初めての展示会なら、とくに頼れる存在です。
また、デザイン事務所も選択肢に入れたい業者でしょう。展示会の出展コンセプトがあらかじめ決まっていて、デザインにこだわりたい時などは、デザイン事務所に依頼をするのもおすすめできます。事務所によって空間デザインやグラフィックなど得意分野が異なるため、事前に依頼したい事務所の強みも確認しておきましょう。
さらに、施工専門の会社も考えられます。展示会やイベントで装飾の施行を専門的に受注している業者なので、自社工場や備品を備えており、施工コストをおさえられるのがメリットです。しかし中には、プランニングやデザインは行わずに施行のみを対応する企業もあるため、事前のチェックが必要です。
広告代理店に依頼をして、当日サポートまで任せるという手もあります。企画会社やデザイン事務所など多くの企業と提携しており、広告面でのサポートは一任できそうです。しかし、デザインや施工などはほぼ外注となり、対応可能範囲が広くなる代わりに、コストは高くなる傾向にあります。メディアプロモーションや集客などの提案も豊富ですが、予算を割けない案件には向いていません。
かかる予算とも相談しながら選ぶ
当日の展示会運営のサポートまで依頼する場合は、予算のこともあらかじめ考えておかなければいけません。企画プランニング会社やデザイン事務所・施工専門会社などがありますが、業者のタイプによって費用はさまざまです。展示会のどこから参加できるのかも業態によって違うので、まずは問い合わせて、それぞれの予算相場を把握することから始めるようにしましょう。
まずは、展示会名やコマ数、コンセプトの有無など、基本的な点から打ち合わせを始めます。依頼したい工程を伝えるときは、当日のサポートも詳しく聞いて、どのようなサービスが受けられるのか確認しておかなければいけません。この段階では希望の予算を話して、実績をもとに過去の費用相場を提示してもらうとわかりやすいでしょう。
この時大切なのは、複数の業者で比較することです。業者ごとの予算相場が把握できたら、依頼予定の業者タイプの中から数社を選んで比較していきます。展示会ブースの運営業者を選ぶときは、同じ条件で見積もりを比較するコンペ形式をとるのが一般的です。
コンペに参加する費用が発生するところもあるので、それも含めて確認をしておきましょう。デザインの装飾などの提案では、企業のコンセプトと方向性が合っているかどうか確認する必要があります。提案書だけではなく、バースを作成してもらうのがベターでしょう。準備期間にいかに打ち合わせの時間を割いて、効率よく進めるかが大切なので、当日の運営も含めた希望を汲み取ってもらえるかも判断します。
実際に当日どのようなサポートが受けられるか
展示会の準備はさまざまなものがあり、運営をどのように運ぶのか、ブースのデザインや装飾をどうするのかなど、打ち合わせ内容は広範囲に及びます。当日までの準備に注力してしまいすぎて、当日のことをおろそかにしがちです。しかし、本番に何もかもがスムーズにいくようなことは、まずあり得ません。
何らかのトラブルが起こることが通常で、対応策を持っていないとビジネスチャンスを逃すことにもなる可能性があります。運営を共に進めていく業者に当日サポートを依頼する時は、これまでの実績が大きく関わってくるでしょう。これまでに多くの案件をこなし、知識やノウハウを身に付けていれば、適した処理をすることが期待できそうです。
経験豊富なスタッフがいてくれるだけでも、ずいぶんと心強く感じます。不測の事態への対応は心強いものですが、運営の業者に的確なアドバイスがもらえれば、さらによい展示会にできるでしょう。当日の運営のサポートと一口にいっても、いわれたことをただこなすだけでは不充分です。
先回りしてトラブルを防いでくれたり、来場者を満足させるための新たなアイデアをくれたりする業者を見つけるようにしましょう。それまでの準備でもしっかりと携わっているため、段取りや運営だけではなく、気持ちの面でも共有できているかが鍵です。意思の疎通ができていれば、展示会の運営のストレスを減らせます。
当日の運営サポートも検討材料に入れて、展示会業者を選ぶことが大切です。さまざまな業態があるので、予算なども含めて考えていきます。当日のサポートでは、細かいところまで相談でき、またアドバイスをくれるかどうかが鍵になるのです。親身になって共に歩める専門家を選定するようにしましょう。
