展示会ブースの専門業者を選択するときには、サービス内容によって値段が大きく異なることを理解しておく必要があります。何に予算が必要になるのかがわかれば、必要なものを重点的に提供してくれるかがわかるようになるからです。そのため、まずは展示会ブースで安く抑えるためのポイントを把握していくことから始めなくてはなりません。
展示会の出展料と設備費用の基本的な考え方
一般的に、展示会を出展するための値段は業者とサービスによって大きく違います。最低であれば10万円から20万円程度から利用できますが、高くても充実したサービスを希望する場合には50万円から60万円程度が必要です。また、面積に比例して値段が大きくなる傾向もあります。ブースとして必要になる面積が狭いほど安くなる傾向があり、広くなるほど大きくなりますので規模に応じて使い分けなくてはなりません。
さらに、最低限必要な設備を整えてほしいと考えている場合にも相応のオプション費用が必要になります。たとえば、仕切りや壁などについてはどういった対応をとるのかが各社でかなり違っているのです。自社ですべて準備することを前提として展示会ブースを提供しているところもあれば、それらをすべて揃えてくれる業者も存在します。
そして、何より費用が高額になりやすいものは、工事が必要な展示を行うケースです。単純に資料などを参考に担当者が説明をする場合には、そのためのスペースがあれば問題ありません。しかし、実践的に何らかのアピールをしたい場合にはその場所に水やガス、あるいは電気などを引っ張ってこなくてはならないケースもあります。とくに、電気工事などが必要になるものであればそれだけ負担は大きくなります。
工事関連については主催者への申請も必要になりますし、他の出展者との兼ね合いも考慮しなくてはなりませんので事前の準備と許可が不可欠です。
デザインや企画を提案してもらうかどうかがポイント
展示会ブースは、それぞれの会社の目的ごとに設置されることが普通です。ここで共通していることは、どういった会社であっても自社にとって有利となるような展示を行う必要があるという点です。
たとえば、自社のカラーを色濃く出したい場合にはそれに伴った装飾品やブースの企画が必要になります。デザイン性や演出の企画なども出展のサービスと一緒に提案してくれる業者はいくつも存在しますが、当然、これらのサービスを利用することによって展示会ブースの値段は大きく異なります。
重要なことは、展示会ブースを出展する大半の会社はこういったものを準備するために外注で相談するという点です。つまり、その分の費用は別途必ず考えておかなくてはなりません。装飾品については、壁面のデザインや照明器具、そして自社が紹介する商品の説明パネルなどが含まれます。これらに加えてより多くの人の目に留まることができるように、視覚的な演出も考えなくてはなりません。
視点を変えれば、これらの準備を自社でできる場合には費用は少なくできます。ただ、自社の有力な商品やサービスを紹介する場合、ユニフォームやチラシなども必要になりますので、これらの宣伝費や広告費も計算に入れなくてはなりません。オプションで値段がかかっても万全を期するか、コスト削減を考慮して必要な部分は自社で行うのかがポイントです。
見逃されがちなスタッフの人件費
展示会ブースで最も忘れてはならないものが人件費です。人件費は、展示会ブースの内訳の値段の中でも最も大きくなる可能性があるものだからです。
そもそも、展示会を行う期間はそれぞれで大きく異なります。たとえば、展示会ブースを準備する費用やさまざまなオプションに必要な値段はその時点で決まります。これは、あらかじめ値段が設定されているからです。
仮に、必要なオプションを揃えて50万円から60万円程度の費用が必要になったとしても、その時点で内訳が確定することになりますのでそれ以上の追加費用は生まれません。既に準備してもらったものについては、その時点できちんと値段がわかるようになっているからです。
ところが、人件費についてはこの限りではありません。この理由については、2つあります。
まず、展示会を行う期間がそれぞれの会社で異なる点です。1日で終わるケースと3日で終わるケースでは、3日間でスタッフを雇ったときの方が確実に人件費は大きくなります。出展の期間によってコストのバラつきが生じますので、長くなればなるほど大きな負担になる可能性が高まります。
そして、交通費や宿泊費の問題も重要です。遠方からスタッフが参加してくれる場合には、その距離に応じて必要になるコストがまったく異なります。つまり、どういった人材が展示会ブースに関わってくるのかを考慮しないと、必要以上に人件費が高くなります。ですから、必ず人材に関する対策は事前に準備しておくことが大切です。
展示会ブースでは、さまざまなオプションを考慮して値段を計算しなくてはなりせん。基本的な出展料はもちろんですがそれに関わるデザインや企画、あるいは人材に必要となる内訳がとても重要です。その上で、最も効率的に出展できる業者を選択することです。
