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公開日:2020/12/01  最終更新日:2020/10/19

展示会を業者に委託する前に!セミナーでリアルな情報収集がおすすめ!

展示会ブースの出展を計画しているなら、セミナーに参加してみるとよいでしょう。いろいろな業者から展示会の準備や成功のためのアドバイスを聞くことができます。業者に委託する前にセミナーを利用してみると、実際の現場で使われた技術などリアルな情報を収集できるでしょう。

セミナーでは展示会に取り入れたいテクニックが手に入る

展示会業者が開催しているセミナーに参加すると、さまざまな情報を得ることができます。展示会を成功させるためのポイントについて説明を受けることができますが、たとえば企画の目的を明確にすることについて、講習を受けることが可能です。

出展する目的を明確にすることは大切な点で、それにより商品をアピールすることや、会社のブランディングなども重要になります。目的により展示商品の見せ方や資料準備なども異なりますが、限られた期間や予算において出展することにより達成すべき目標を検討することをおすすめします。今の課題をきちんと見極めて、企画の目的をメンバーでしっかり意識しましょう。

企画の目標を定めることも大切で、具体的な売上目標などを数値化するとわかりやすいものです。たとえば集客数や受注数、商談数や名刺獲得数など、出展実績や展示会来場者数を参考にして決めることをおすすめします。数はもちろん具体的なクライアントをイメージすることも重要で、ターゲットになる業種や企業などを顧客目標として取り上げます。

来場者を想定しながら必要な人員数を確保することも大切です。どの商品を出展するかを決めておき、会場規模や自社で扱っている商品のサイズなども考慮しながら、クライアントのニーズに合わせて検討します。

来場者に自社が展示する商品を見てもらうため、どのようなアクションを起こせばよいのかなど、セミナーでヒアリングすることが可能です。他店との差別化を行うのがポイントになるので、思い切って商品やサービスを絞り込んでシンプル且つ直接的にアピールすると効果的です。

必要なものとそうでないものを判断できる力がつく

テーマやコンセプトを決めることも大切で、セミナーに参加するとそのポイントを聞くことができます。テーマは主題を意味していて、コンセプトは概念や企画、広告などで全体的の基本的な観点などを意味します。

コンセプトにおいてテーマ性を持たせると、統一感が出て纏まりのあるブースに仕上げることが可能です。方向性が明確になるのでブースや見せ方などにも統一感が生まれ、来場者に商品やサービスのよさをアピールでき、商談でもよいイメージを持ってもらえるでしょう。

予算を考えることも大切で、予定していたよりコストがかかり、スケジュールがギリギリで当日を迎えたという人も多くあります。準備に計画性は不可欠で、予算とスケジュールはしっかり組まなければいけません。予算について主催者側へ支払う出展費用や制作にかかる費用、展示会当日の運営費用やWeb広告などにかかる費用についてベースとして考えるとよいでしょう。

出展料は1小間あたり30万円~50万円ぐらいになり、そのほか場合によっては電気料金やLAN回線工事、撤去費などいろいろな料金が発生するので注意が必要です。当日の運営費用について運営スタッフやコンパニオンなどの人件費、昼食手配やコスチュームの準備、会社案内やカタログ印刷費、アンケートの準備など多種多様です。

予算をどのようなバランスで使うのか検討し、もれのないように予算を組むことによって、直前の予算オーバーを予防できます。業者のセミナーに参加すると、できることとできないことを判断する知恵をつけることが可能です。

成功するには事前準備がカギ

一般的には、スケジュールを考えていき3カ月前になると出展の企画をまとめて実行に移っていきます。ブース運営を業者に外注する場合には、企画書作成や予算の調整、協定会社の決定などが必要です。1カ月前になると、ブース運営まで含めた大枠は決定させて、印刷やノベルティなどの数量を決定し、スタッフやコンパニオンを手配していきます。

案内状や招待状などの集客について、1カ月~2週間前を目安にすると、来場者予定を調整しやすくなります。什器や備品の発注、案内状や招待状の送付などを行う時期に該当します。1週間前になると、商品配送や施工、人員手配といった最終調整を行っていきます。

大手取引先やクライアントの個別連絡なども重要で、商品の配送や什器搬入、運営マニュアルの作成や人員の最終調整、会場設営が対象です。そして当日になると、来場者への対応やお礼状やお礼メールの送付、結果の振り返りや次回に向けた反省などを行います。

ブースのデザインを決めることも重要で、成功へ導くため出入り口への動線をわかりやすくし、展示品やポスターなどで取扱商品をわかりやすく提示することが大切です。テーマに合ったデザインを検討し、展示品のトーンやマナーを守っていきます。映像やBGMなどを使い、ノベルティデザインについてブースデザインと合わせると統一感を演出することが可能です。

セミナーに参加すると、実例を見ることや現場であった実際の声をヒアリングできます

 

展示会を成功させるにはいくつかテクニックがあり、業者が行うセミナーに参加するとノウハウを把握できます。来場者の足を止めさせて出展効果を高めることができ、広い層にアピールすることが可能になるでしょう。展示会の企画や準備はやることが多く、長丁場になるので効率よく計画を進めていくことが求められます。