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公開日:2021/03/01  最終更新日:2021/01/18

失敗しないオンラインイベントの運営・進行


新型コロナウイルスの影響でオンラインイベントが現在急激に増加しています。セミナーや会議、展示会など、人が集まって行っていたさまざまなことがオンラインで完結しているのです。オンラインイベントを失敗せずに運営や進行をしていくにはどのようにすればよいのか、疑問や不安を解決したいという方は、参考にしてください。

オンラインイベントを開催するメリット

まずはオンラインイベントを開催することで得られるメリットをおさえておきましょう。まず、主催者側のメリットには、会場代がかからない、集客が見込める、参加者の反応を確認しやすいといったことが挙げられます。今まで会場の利用料を払って行っていたのであれば、オンラインで開催する事によってその分のコストを削減できます。

配布する資料のコピー代も不要です。そのため、定期的にイベントを開催していたのであれば、尚更大きなメリットとなるでしょう。また、参加者が会場に足を運ぶ必要がないため、地方からでも参加できて時間も合わせやすいです。

宣伝も幅広い範囲にできます。これはかなり集客の効果が期待できるでしょう。展示会などの場合は、自然災害の影響を受けないという利点もあります。参加者の人数や情報も簡単に分析できるため、イベントの効果や参加者の声を、今後に生かせるでしょう。

次に、参加者側のメリットとしては、住んでいる場所に関係なく気軽に参加できる、チャット機能などでより多くのコミュニケーションが取れる、といったことが挙げられます。現地に行く必要がないため、住んでいる場所や移動時間にとらわれず、都合も合わせやすいでしょう。

チャット機能では、質問をしたり他の参加者と交流したりできるため、うまく活用できれば大きなメリットとなります。また、実際に会場に行くよりも気軽に参加できます。

オンラインイベントを運営する方法

実際にオンラインイベントを運営するためには、まずイベントの企画をすることが必要です。そこで重要なことを理解しましょう。

まず、目的とターゲットを定めることです。そのイベントにどのような効果を求めているのか、イベントの対象となる人はどんな人なのかを考えましょう。より具体的に細かく設定することで、計画がしやすくなります。

次に内容です。何を伝えたいのかを決め、それによってどんな情報収集をすればよいか、専門業者を確保するのか、展示会であれば展示物など必要な準備が見えてきます。当日の配信ツールや開催場所、日時も重要です。どの配信ツールを利用するかは、それぞれの配信ツールについての特徴を理解しなければなりません。参加者が心地よく参加できるツールはどれかを考えましょう。開催場所はインターネット環境のよいところで行いましょう。

日時は、一般的にアクセスしやすい時間帯に設定した方が集客が見込めるでしょう。平日であれは就業時間外の夜間、休日ならば日中がよいでしょう。

最後に、集客方法です。これはターゲットによって効果を発揮できる方法が異なります。若い年代であればSNSでの集客を中心に、高い年齢層であればメールやチラシなど、それぞれにあった方法を考える必要があります。企画ができたらイベント当日までの準備として、専門業者への連絡、資料作成、集客などはもちろんですが、当日の役割分担を決めてリハーサルをしておくことも大切です。

オンラインイベントで失敗しないためのポイント

オンラインイベントで失敗しないための最低限のポイントが5つあります。

1つ目は参加者への視聴方法と視聴URLの配信を忘れないことです。申し込み時やイベント前日、当日の案内は必ず行うようにしましょう。

2つ目は主催者側のインターネット環境を整えておくことです。これは当日の音声や映像に関係します。参加者に満足してもらうイベントにするためには欠かせません。

3つ目は最低でも2オペで配信することです。場合によってはワンオペでの配信でも充分なこともありますが、ある程度集客したいという場合は、チャットやトラブルへの対応も考えて2名以上での運営をおすすめします。

4つ目は台本やシナリオを用意しておくことです。これは簡単なものでかまいませんが、スムーズに漏れなく運営するためにもだいたいの流れがわかるものを作っておきましょう。

5つ目はトラブルを想定して対応できるように対策を練ることです。オンラインイベントでのトラブルはある程度決まっています。事前にそれを想定してリハーサルしてみるのもよいでしょう。

具体的な例として、ZOOMが使えなかった時のために別の会議システムを用意しておく、複数の利用可能なインターネット回線を用意しておく、緊急時に配信するためのパソコンやタブレットなどの機材を準備するなどがあります。

しっかりトラブルに備えて、当日何か起きても対応可能な状態にしておきましょう。また、オンラインイベント専門のサービスを実施している会社もあります。絶対に失敗できないような大規模なセミナーや展示会などは、業者に委託するということも検討してみましょう。

 

ここでは、オンラインイベントを運営するメリットと重要なポイントについて解説してきました。オンラインならではのメリットもあれば大変な部分もありますが、これから先は今よりもさらに主流になり、需要も高まるでしょう。今のうちにオンラインイベントの運営や進行の技術を身につけておくことが大切です。まずは業者に頼む、小規模で開催するなどでも、実際に自分の手で操作して経験を重ねていくとよいでしょう。