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公開日:2019/08/15  最終更新日:2019/08/23

展示会業者とのありがちなトラブル

展示会に出展を決めたのなら、その費用対効果をしっかりと上げるためにもプロの業者を活用して、ブースデザインや施工などをお願いするのが安心です。

しかし、他社と連携しながらブース作りを行うということは、意思疎通がうまくはかれないと認識のズレからトラブルにも発展しかねません。

ブースデザインに関するトラブル

展示会で業者に委託する上で一番大事なポイントになるのは、ブースデザインです。出展者側でどんな企画で何を展示しどう見せたいかといった要件の整理は行うと思いますが、それらの要望をしっかりと汲み取り条件に沿ってブースデザインに落とし込むのが委託業者の腕の見せどころとなります。

コンセプトや展示内容をしっかりと伝えたつもりにもかかわらず、イメージに合わないデザインを提案された場合には委託業者との意思疎通がはかれていないことがわかり、がっかりすると共に、お金を支払ってプロに委託しているので憤りも感じるはずです。

一方で業者側から見ると、情報開示が少なかったり未定の内容が多かったりする場合には、依頼者側の不備が無ければ満足のいくデザインを提案できたと考えてしまうのです。 このような情報や感情の行き違いでブースデザインのトラブルに発展しがちです。

デザインについては、イメージを共有するためにもサンプル画像や類似した展示イメージなどを共有しながらすり合わせたり、イメージだけに頼らずに具体的な素材やサイズなどの想定を確認し合いながら進めることがトラブル回避に繋がります。 デザインをしっかりと完成させてからチェックやすり合わせをすると、全体的なやり直しにより時間がかかってしまう可能性があるため、ある程度イメージの伝わる途中段階で認識合わせをした方が効率的です。

ブース制作にかかるコストに関するトラブル

展示会のブースデザインや施工を委託するために業者から見積もりをとり、予算と調整しながら業者選びやデザイン決めを行っていくことになると思いますが、打ち合わせやすり合わせを重ねて修正を何度も続けていくうちに当初の想定よりもコストが高くなってしまうケースもあり、最後になってコストで折り合いがつかずにトラブルになってしまう場合もあります。

展示会はコストに対する効果でその成果を評価する事になるため、成果目標に変化がなければコストだけ上げるわけにはいかず、希望の内容をどうコスト内に収めるかは重要な課題です。 業者側からすると、コスト感覚を持った上で提案した内容に対して明らかにコストオーバーな要求で返されると、その分の値上げはせざるを得なくなります。

トラブル回避のためには、コストが変わる場合には都度見積もりを提出し直すこと、そして打ち合わせなどの場でコストが合わない可能性のある内容が出てきた場合には業者はその旨を伝えて、コストアップ前提で進めて良いのかそうでないなら予定コスト内でできる方法を議論するかを毎回気をつけながら話を進めることが大事です。

依頼者側は、展示会のブースデザインに関するコスト感覚があまりない場合が多いため、どんな修正を依頼するとコストアップになるのかなどを認識していない場合が多々あります。コミュニケーションを密にとることが必要です。

業者とのトラブルにならないように進めるには

業者とのトラブルを避けるためには、細かなすり合わせが大事になります。何度か仕事を一緒に行っている場合には、お互いの理解度や話の進め方なども分かり合えている可能性がありますが、まだあまり関係性の作り上げられていない仲の場合には注意が必要です。

伝わっているだろうとか理解しているだろうといった推測で話を進めてしまったり、何か問題があれば相手から言ってくるはずだからこちらから確認しなくても大丈夫などとタカをくくっていると、大きなトラブルに発展してしまうことがあります。

またトラブルがもし起こってしまった場合は、むやみに相手を責めたり謝ったりするのではなく、何がトラブルの源となっているのかをしっかりと突き止めることで、それ以降の対策をすることができます。 あの打ち合わせで伝えたとか電話で話したなどというのは、やり取りが進む中でうやむやになったり認識のすれ違いになりがちなので、必ず議事録を共有したりメールで文章を記録として残したり、または共有している資料を常に最新版に更新するなどのルールを決めておくと安心です。

文書にしたもので確認し合うことで、認識のズレもなくなりやすいですし、後から忘れてしまった時に見返してチェックすることも可能になります。 最初の段階からそういったやり取りの方法を双方で合意した上で進めると、お互いの信頼感も高まります。

 

展示会の業者と信頼関係をしっかりと築いてこそ良い展示ブース作りが出来るはずです。あまり神経質になり過ぎる必要はありませんが、認識合わせは十分にやっておいて損はありませんので、情報を揃えた上で文書なども含めたすり合わせを行ってみて下さい。