Skip to content
公開日:2021/07/15  最終更新日:2021/03/08

展示会への日数が短期の依頼でも業者に準備を頼める?


業界での展示イベントは、各企業の販路開拓や商品・サービス訴求の場として重要です。参加者との商談が成立する場合があるため、うまく活用することで企業活動に役立つものとなります。展示会の期間には短期間や長期間のものがありますが、展示会を依頼する際には、期間によって設営の規模や内容も異なるため、依頼する業者の選択に関わるでしょう。

展示会サポートする業者のタイプについて

展示会では、広い会場の中に多くのブースを設営し、各企業の商品やサービスの魅力を訴求することになります。また、ブースの周囲にさまざまな展示を行う場合もあるでしょう。したがって、展示会を行う際に必要なこととして、会場全体のレイアウトやブースの設計、会場の設営、全体の運営体制の構築が必要となるのです。

展示会をサポートする業者には、さまざまなタイプのものが存在します。例を挙げると、展示会の企画やレイアウトを行うプランニング会社、会場全体のデザインやブースのデザインなどを行うデザイン会社、デザインされた全体の設備の設営やブースの設営を行う設営会社、多くの関連業務を引き受けて運営をサポートする広告代理店があります。

依頼する際には、自社でどれだけのことができて、何を外注するかを決めることが必要です。費用としては、自社で行う業務が多いほど費用は安くなり、すべてを一括して依頼する場合には費用が高くなります。かけられる費用と時間を考慮して、業者を決める必要があるのです。

短期間で展示会の関連業務を行ってほしいということであれば、広告代理店に依頼するのがよいでしょう。展示会に必要な業務を引き受け、企画から施工まで外注を行い、運営も代行してくれます。ただし、この際には仕事をスピーディーに行うための追加料金なども発生するため、充分に検討する必要があるでしょう。

展示会業者選びの際に考えておくべき事項

このように、展示会を行う際に依頼すべき業者には、大きく分けて4つのタイプがあります。それぞれのタイプによって、展示会の項目の中で実施する部分と費用が異なってきます。そのため、自社がどのようなブースにしたいのか、展示会の期間や費用などについてあらかじめはっきりとさせておく必要があるでしょう。

依頼する際に大切なことのポイントとして、どのくらいの規模のブースを運営にどの程度の費用がかかるのか相場を知ることが挙げられます。相場がわかればあらかじめ用意する費用なども検討しやすく、業者が提示した見積もりが相場と合わないものであれば、その業者に依頼することを避けられます。相場を知ることによって、見積もり内容が適正かどうかの判別をすることが可能になるのです。

また、複数の業者から展示会の見積書を取ることも大切でしょう。見積もりを取ることで、その業者がどの程度の費用で仕事を受けるのかがわかります。見積書の内容については、細かくチェックをする必要があるのです。内訳が不明瞭な見積書を提示する業者への依頼はしない方がよいでしょう。後になって増額された経費の請求があるかもしれません。具体的な項目について見積書を出している業者は、信頼できそうです。

依頼を行うのに望ましい業者とは

展示会を開催する際は企画から設営にいたるまで、さまざまな項目に関連する業務をこなす必要があります。多くの関係者が関わることになるため、各社とどのように対応するかということが大切でしょう。開催までの期間などについても、開催までの期間が短期間であることをあらかじめ複数の業者に伝え、見積もりをとるとよいでしょう。

中には開催まで短期間でも引き受けることを強みとしている業者もいるため、そのようなところを複数見つけて見積もりをとることをおすすめします。ただし、開催までの期間が短いのであれば、さまざまな部分で費用が高くなるということは考えておかなければなりません。開催期間までに余裕がない中でさまざまな業務を行うため、追加料金などが発生するのです。

重複することになりますが、開催までの期間が短いなどというような特殊事情に対し、臨機応変に対応くれる業者は心強い存在です。開催者の意図を汲んで、それに柔軟に対応してくれるというのも業者選びの際には大切なポイントとなるでしょう。ただし、このようにイレギュラーな条件をつけた際には、追加料金を支払うということをきちんと考えておく必要があります。

 

展示会開催を行うにあたっては、多くの関係者との取引が必要となります。そのような際には、複数の打ち合わせを並行して行う必要があるでしょう。ここで、開催者の意図を汲んで対応してくれる業者選びが大切になってきます。柔軟に対応してくれる業者には、請求された追加料金を支払う必要があるということを考えておきましょう。複数社と打ち合わせや見積請求を行い、自社の希望に沿った対応を行っている業者を選ぶようにしたいものです。