展示会に出展する規模によりますが、いろいろな内容を検討しなければいけません。例えばブースデザインやパネルなどの制作物、配布するパンフレットやユニフォーム、アンケートの印刷や集計業務、リース備品の手配や社内の説明員などの調整などがあげられます。広告代理店に依頼するといろいろなメリットを得ることが可能です。
すべての業務を依頼することができます
広告代理店に依頼するにはいろいろなメリットがあります。手配内容が多い場合、細々とした手配なども含めて、イベント全体や複数のイベント、マーケティング施策などに対応してくれる広告代理店があります。
ブースの施工や制作物などで依頼する際、広告代理店を通すのでやや割高になることもありますが、複数の施策を連携しながら実施する場合はコストを抑えることが可能です。例えば出展する前のオンライン施策や展示会当日、事後のフォローアップなどの一連の流れにおいて施策を行う場合、一貫したブランディングやコミュニケーションを図ることができるので依頼するメリットは大きいでしょう。
多くの業者に依頼して細かく発注すると、予算管理が難しくなるケースがありますが、広告代理店を利用すると複数業者との交渉や管理などをすべて任せることができるので便利です。イベントの外側作りをすべて依頼することができ、連絡などが最小限に済ますことができたり、社内調整などの作業に集中することができます。
ブースのデザインや施工だけの場合、施工会社や制作会社などに依頼するのも良いですが、ブースを含めて手配物が多かったり、すべての作業を依頼した場合、広告代理店に依頼すると便利で本来の業務に集中することができるでしょう。展示会以外にもいろいろな施策を実施するにも広告代理店が良く、一貫したサービスを利用することが可能です。
予算に応じてアレンジしてくれます
広告代理店は日本特有のもので、いろいろな業務を引き受けているところが多いです。例えば広告枠の買い付けやマーケティング活動の戦略立案に対応することができます。
制作したり、効果計測や今後の活動への改善策などを提供することが可能です。世界的に見るとこれらの業務を纏めて一つの企業に依頼するのは珍しいでしょう。纏めて発注することによって、価格が吊り上げられたり、不透明になることもあるでしょう。しかし日本の場合はそれぞれのプロジェクトに対して詳細な金額を明確に設定していて、事前に見積りすることができるので安心して利用することが可能です。
広告代理店にはいろいろなサービスを展開して、さまざまな展示会PRパックを選択することができます。予算に応じてアレンジすることができ、展示会の設営を問題なく行なうことができたり、終了した後のクライアントフォローまで依頼することが可能です。
印刷物やWeb制作にも取り組んでいるところがあり、事前や事後のPRを強力に行いたい人におすすめです。DMやパンフレット作成、販促物やホームページなど作成まで対応してくれるので多くの企業が利用しています。当日の設営や各種手配、アフターサポートまですべての業務を代行することができ、クライアントのニーズや予算などヒアリングした上、最大効果を出すため最適な方法を提案してくれます。
選択する際比較検討してみましょう
展示会ブースの業者はいろいろな種類があり、選択するのに迷ってしまうことがありますがいくつかポイントがあります。
例えば何社かで比較することをおすすめします。予算やデザインタイプはいろいろありますが、何社から見積もりをもらい比較検討すると便利です。コンペ形式で選定するところも多く、3～4社に参加してもらうと良いでしょう。
会社毎の予算を知ることも大事で、予算が合わなければ依頼することはできません。問い合わせをする際、まず予算を把握することをおすすめします。問い合わせする時に出展する展示会名や小間数を伝えたり、コンセプトの有無を伝えておくと便利です。どの工程から依頼したいのか伝えたり、予算がだいたいでも決まっているなら伝えておきましょう。
過去の事例をベースにして、費用が分かるような資料をもらうと便利です。対応力やスタンスなども大事で、対応してくれるスピードや要望に対するスタンスなどを比較することをおすすめします。ブース設営まである程度時間がかかるので、業者とのやりとりが発生することになるので、スタンスが合うかについて選定において大事な判断事項になります。
提案する場合、パースと言うブースの完成予定図が提示されますが、企画書も一緒に出してもらうと便利です。企画を強みにしているなら、企画書をベースにして提案をはじめるところがあります。ビジュアルはもちろん、集客やブースの商談など会期中のイメージをつかむことができます。
展示会を依頼する業者はいろいろありますが、広告代理店に依頼すると便利です。アフターフォローまですべての業務を任せることができ、予算に応じてアレンジすることができます。選択する際はいくつか業者を比較検討することをおすすめします。
