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展示会運営を業者に委託するなら!マニュアルはしっかり作成しよう

展示会に出展を検討している際、人手不足やノウハウがないなど理由から業者に委託することを検討しているケースも多く見られます。普段から人手が足りない企業の場合だと、通常の業務に加えて展示会の準備を行う時間の確保が難しいというケースもあるでしょう。

実際に出展を検討していても、社員が展示会に慣れていないと参加しても思うような成果が得られないこともあります。そこで人手不足とノウハウの問題を解決する方法として、業者に委託するという選択肢があげられます。

目的を考えた展示会の活動が大切

では業者に委託することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。特に大きいのが、展示会におけるさまざまなノウハウを持っているという点です。展示会は多くの企業が出展している場なので、参加しても多くの方の目に留まることなく終了してしまうケースも見られます。ですがノウハウを持っている業者であれば、人々の目に留まりやすい工夫を行うことができます。そのようなノウハウを駆使してもらって、出展したことで大きな成果を残せるようにしましょう。

また実際に出展を検討する際のポイントの1つが、目的を考えて活動するという点です。何を目的として出展するのかという点には、それぞれの企業によって違いが見られます。目的を無視して計画を進めると、参加しないほうがよかったという結果になるかもしれません。より良い結果を残せるようにするためにも、目的を整理してより良い形で出展できるように準備を進めましょう。参加すればいいというものではないので、出展するなら計画性を持った活動が大切です。

次につながることを意識すること

実際に展示会に出展する場合のポイントが、無事に期間を終了するということではないという点です。確かに出展だけを意識するなら、展示会の期間を無事に乗り切ることは大切です。ですがその数日間を乗り切っただけでは、せっかく参加した意味がなくなってしまいます。参加するうえで忘れてはいけないのが、次につながる機会にするという点です。

例えば自社の展示を見てもらったとしても、来場者に興味を持ってもらえなければ意味がありません。自社の商品を購入したいというような興味を持ってもらえるかが、次につながるかどうかのポイントの1つです。そこで委託業者の力を借りることで、人々に立ち止まってもらいやすい展示を行うことが可能です。ブースに足を運んでもらえなければ自社を知ってもらえるチャンスはつかめないので、接客的に来場者にアピールできるようにしましょう。

またブースの展示について考える際には、何をアピールしたいのかというのが大切な点です。委託業者は、展示会のノウハウを持っていても自社のことは何も知りません。そこで委託業者の方向けに、マニュアルを作成するところから始めるのも1つの手です。マニュアルで運営してもらう側に何をアピールしたいのか伝えることで、より良い展示会にしやすくなります。委託するのだから、すべて業者任せで問題ないと思っている方もいるでしょう。ですが丸投げにするのではなく、ある程度の情報共有などの努力も必要です。マニュアルの作成を通して自分たちの思いを委託先に伝えることによって、より良いブースを作成してもらいやすくなります。

専門分野は念入りなマニュアルが大切

展示会を委託する際に忘れてはいけないのが、来場者はブースに立っている担当者は商品などについて詳しいと考えるということです。自社の社員でも委託先の社員でも来場者には関係ないので、同じように対応できるようにすることが大切です。例えば来場者から質問が合った場合、詳しく答えられないと商品に興味を持ってもらえるタイミングを無くしてしまいます。興味を持ってもらいやすくするためにも、マニュアルの作成で対策を立てるようにしましょう。

マニュアルを作成する際のポイントの1つが、展示会の来場者から質問が合った場合の模範解答例などを用意しておくことです。質問に対する回答が用意されていることで、委託先の業者の方も展示会に関する準備がしやすくなります。もちろん委託先も仕事なので、展示会前にはある程度の知識を学ぶことは怠りません。ですが専門分野外の知識が求められることも考えて、詳細なマニュアルを作成するようにしましょう。

またマニュアルを作成する場合には、専門分野に関することでもわかりやすい内容を心がけることも大切です。自分が普段触れている分野だと、専門用語を使った堅苦しい文章になってしまうケースも多くみられます。ですが展示会のブースで説明する際に、専門用語を多く使った文章だと来場者に理解されにくくなります。委託業者の方だけではなく来場者にも納得のいく説明ができるようにするためにも、わかりやすいマニュアルの作成が欠かせません。通常の業務に加えてマニュアルの作成は手間がかかる作業です。ですが展示会の成功には欠かせない作業なので、箇条書きでも良いで丁寧にわかりやすいものを作るようにしましょう。