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展示会業者との打ち合わせの内容とは?

技術系展示会(化学薬品等)のブース設営業者との打ち合わせにおいて、なにを決めるか、ポイントはなにか、過去10回以上の展示会(海外含む)で、メーカー側担当者として業者選定、ブース設営をおこなった経験から、最低限おさえておくべきところを教えます。

 

なにを展示するのかを考える

モノを作って販売するメーカーが出展する場合を考えると、すでに具体的な商品、サービスがあって、それを展示会で発表したいということになるかと思います。しかし、案外忘れがちなのが、それを具体的にどのように展示するかということです。

実際の製品を置くのもいいですが、例えば化学薬品の実物を置くわけにはいかないです。逆に、実機運転をみてもらいたいということもあるかと思います。パネルで特徴・特性を発表したいということもあります。

まず、「なにを展示するのか(コンテンツはなにか)」ということ、「それをどのような媒体・手段で展示するのか」を決めておくことが非常に大事です。実機の大きさ・寸法や、パネルの枚数について、打ち合わせの前に情報を用意しておくことです。

それによって、展示会出展において最も重要な必要なコマ数を決めることになります。このコマ数はブースの大きさのことで、出展費用に直結します。

展示会の申し込みスケジュールによっては、すでにコマ数だけは決まっている、という場合もありますが、その場合は上述したコンテンツについて、優先順位をつけておくことが大事です。欲張ってすべて出そうとは思わないことです。そして忘れてはいけないことは、出展予算を最初に伝えることです。この費用の枠内で、業者はどこまでできるかを考えてくれます。

 

コマ数を決めてからデザインを決める

最初の打ち合わせで、業者は、コマ数さえ決まれば、多数のブースサンプルの写真やCG等の資料を準備してくれるはずです。過去の実績としてブースサンプルを見せてくれる場合もあるかと思います。

しかし、この段階で気に入ったデザインがあったからといって、それだけで担当者が即決できる会社はほとんどないでしょう。普通はこの段階で、一旦持ち帰ります、ということになるはずです。

展示したいものがちゃんと設置できるブースの形、骨格をいくつか提示してもらったら、次に会社のカラー(コーポレートカラー)や会社のロゴ、社名のデザイン等を業者に示して、提示してもらったブースの形をもとにして、ブースのサンプルを複数作ってもらいましょう。

手慣れた方ですとその場でやってくれることもありますが、だいたい一週間もすればいくつか作ってサンプル案を持ち込んでもらえるはずです。このとき、それぞれのサンプルについて、概算の費用も同時に見積もってもらうことが重要です。コマ数が同じなのにデザインによって費用が全然違うというのはよくあることです。

ここでなにをやっているかというと、社内営業のための資料を作っているのだとご理解ください。社名やロゴの入った具体的なブース案をみると、意思決定しやすくなります。

 

見積もりとデザインサンプルが決まったら

見積もりも合わせたデザインサンプルをいくつか作成してもらった後に打ち合わせをおこなう段階では、意思決定権のある上司等を同席させるのが良いでしょう。もしかすると打ち合わせの中で即決、ということもあるかもしれません。

この段階では出展するにあたって、トータル費用がどのくらいになるかを担当者はしっかり押さえておく必要があります。上司(意思決定者)によっては、突然、出展にあたっての対費用効果を聞いてくることもありますから、社内営業も極めて大事なところです。

費用とデザインのOKがでれば、あとは開催を待つだけですが、ブースの設営(だいたい展示会の前日)には、極力社内担当者が1名立ち会うことを推奨します。当日になってパネルの順番が間違っていたとか、実機の向きが逆だったとか、実機の必要アンペア数が事前情報と違っていた、などという想定外のことはよく起きます。こういったことに対応するために、設営時には社内にも1名待機しておくのが万全です。

 

以上が、展示会業者との打ち合わせのポイントとなります。なによりも大事なのはコンテンツ、つまりなにを見せたいのか、ということです。それによって費用が変わりますし、ブースのデザインもコンテンツに応じたものになってきます。

もし具体的な展示方法について迷っている、という場合は、自分たちの製品(モノ)やサービスを、どういう側面で示したら良いか、どういう見せ方が効果的という相談をしてみると良いです。

業者はプロですから、社内の感覚とは全く違う提案をしてくることも大いにあります。特に最初の打ち合わせでは、展示会業者と一緒に、展示会という「お祭り」をどうやって盛り上げようかと、打ち合わせてみてはいかがでしょうか。