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公開日:2020/10/15  最終更新日:2020/10/12

展示会業者に電話で見積もりを依頼するときのポイント

展示会のプランニングを業者に依頼する際には、電話で問い合わせ、見積もりを出してもらいましょう。気を付けなければいけないポイントは、企業側の要望を伝えて方向性をしっかり理解してもらうことです。言葉だけで伝えることは難しいかもしれませんが、業者から質問されることもあるので、事前にまとめて準備しておくとよいでしょう。

業者とのヒアリングの前に行うこと

展示会の三ヶ月前までには業者を探し始めましょう。探すときには、予算やサービスを参考に、複数の業者を比較して決めることをおすすめします。複数の業者に簡単な見積もりを出してもらい、条件の合うところを選ぶという流れが一般的です。業者が決まった後はさっそく具体的な相談に入りますが、事前に話し合う内容を関係スタッフでまとめておくことがポイントです。

展示会の目的や目指すところ、希望のスタイルや雰囲気について話し合っておきましょう。こういう風にしたいというイメージを写真やイラストにしておくとスムーズです。展示会を担当するスタッフには、展示会開催の経験者をメンバーに含めることをおすすめします。

一度でも経験があれば、当日までの仕事の流れがわかるためです。業者に依頼するとしても丸投げすることはできません。業者は見せるプロではあっても、企業の製品やサービスへの知識や理解が限られているからです。同時に企業は製品については熟知していても、効果的なブースのつくり方はアプローチに関しては素人です。

業者のサポートを得ながら、一緒に作り上げていくというスタイルをとることになります。そのためにはヒアリングでよく話し合うことが成功の鍵となるでしょう。ヒアリングの段階で、要望をうまく伝えられないと誤解が生じる可能性があります。質問されても、あいまいな答えしかだせないと担当者も困るため、具体的な相談を始める前に、スタッフ同士で考えをよくまとめておくことが大切です。

業者との見積もりで話し合うこと

見積もりは実際に依頼する前の問い合わせ段階になるため、比較的簡単な内容を伝えることにとどまります。たとえば、企業が用いたいサービスや商品、希望するブースの大きさなどです。面積によって制作するブースが変わってくるため、料金に差が生じます。持ち込みを希望する製品についても伝える必要があるでしょう。

セミナーや実演を行いたい場合も事前に相談が必要です。企業側のスタッフが当日に何人来るか、業者側でスタッフの用意が必要かどうかも確認します。こうした点をヒアリングしたあとに、見積もりが作成されます。選ぶ際には複数の業者に問い合わせ、その中から予算とサービスを考慮して決定します。

料金が安いからといってデザインが好みに合わないということはありません。また、サービスが劣るともいえないので、それぞれの会社の料金やサービスを比較検討することがポイントです。メンバー全員の意見が一致するのが望ましいですが、そうでないときもしっかり話し合って決定しましょう。

展示会が終わった後は、必ず反省会をして見直すことが大事です。反省会でよかった点と改善点を話し合うことは次のステップにつながります。展示会が成功したならまた同じところに依頼できるでしょう。長期にわたってお付き合いできる、展示会業者に出会えれば心強いはずです。もちろんブースのデザインやアプローチが原因で失敗したり成功したりするわけではないことも心にとめておきましょう。

業者に依頼する時に話し合うこと

展示会に関係するスタッフでよく話し合って結論が出たならば、実際に電話をかけて依頼します。その際にどんなことを話し合うとよいでしょうか。具体的には展示会で行いたいこと、見せたいことを話し合います。ターゲットは誰か、企業の特徴は何かなども必要になるでしょう。デモンストレーションを行いたい場合は、具体的な内容や手段を伝えます。

全体的な雰囲気や印象はどんな感じにしたいかでデザインは違ってきます。たとえば、若い女性をターゲットとして場合でもさまざまなコンセプトが考えられます。かわいくてキュートなのか、クールなイメージなのか、エレガントを意識するのかなどのデザインコンセプトは、企業側がどんな雰囲気にしたいかで違ってくるでしょう。加えて、ロゴデザインに関する要望も話し合う必要があります。

たくさん決めることがあるので、圧倒されるように感じるかもしれませんが、事前に担当するメンバーが方針を決めておけば話し合いは順調に進むでしょう。展示会を成功させるポイント一つは業者とよく話し合うことです。話し合いが充分であれば、ブースが完成したときにイメージとは違ってがっかりするということが起きる可能性が低くなります。

話し合って内容を取り決めた後は、企画書を作ってもらいます。完成した企画書をスタッフ全員で熟読しましょう。意見の相違、食い違いなどがあったなら率直な話し合いが欠かせません。意思の疎通は時として難しく、いったことが伝わっていないこともあるからです。

 

展示会を成功させるには、プランニングやブースデザインは大きな要素です。企業のイメージや目的にかなったブースを作るためには、技術もデザイン力も求められます。業者と最初に電話で見積もりを依頼するときは、コンセプトを正確に伝えることがポイントです。