展示会の設営は自社のみで行うと大変なので、専門業者に任せるのがよいでしょう。ハイクオリティな仕事を期待でき、展示会当日も集客力がアップする可能性があるのです。このように、便利な専門業者による会場設営ですが、依頼したとしても諸事情で依頼をキャンセルすることもあるかもしれません。そのような場合の対処法を確認していきましょう。
キャンセルの際の期限について知っておく
昨今では、新型コロナウイルスの影響によって、展示会を企画してもさまざまな事情のために取り止めになる場合も多くなっています。そのため、今後は展示会の設営を依頼する前に、キャンセルについてもしっかりと知っておく必要があるのです。また、「もう展示会の設営業者に依頼したけれど、コロナが怖いからキャンセルしたい」という場合もあるでしょう。
展示会開催のキャンセルの可否は、業者によってケースバイケースです。展示会の設営業者によっては、1日前まで対応しているところもあれば、5ヶ月前以上前から連絡をとっておかないといけないこともあります。しかし、一般的には展示会の設営業者には、設営開始日の1ヶ月前に連絡をとっておかないと、違約金が取られることがあるようです。
展示会の設営には事前の準備も必要で、資材の準備などもあるため、キャンセルはしにくいといった事情があるでしょう。また、違約金の額も業者によって変わってきます。キャンセルする日次第では、依頼料の全額を違約金として払わないといけない場合もあるようです。
業者によって対応が異なるため、まずは相談してみましょう。余裕をもって相談しておくと事情を考慮してくれることもありますから、もしもキャンセルしなければならなくなった際には、すぐに連絡をしておくと違約金を払わないで済む可能性もあるでしょう。
連絡せずキャンセルするのは最もいけないこと
展示会の設営業者に依頼したのに、何の連絡もしないでキャンセルすることは避けてください。違約金が発生するだけでなく、次からその業者に依頼することもできなくなるケースがあるようです。
さらに、ブラックリストに載ってしまい、展示会の出入りが禁止になることもあります。展示会の設営業者は競合他社のことをよく知っていることがあるため、よほどのことがない限り無断キャンセルなどはしないように心がけてください。
もちろん、近年ではコロナの影響がありますから、コロナのためにキャンセルする場合は違約金が発生しないこともあるでしょう。とくに急に感染が広まって取り止めなければいけなくなった際には、無料でキャンセルができることもあるようです。
この辺りの対応は、業者ごとによって異なるため、相談してみることが何よりも重要でしょう。中止しないにしても、依頼をキャンセルする可能性が将来的に出てくるのであれば、そのことをまずは連絡しておくべきです。連絡しておくことで事情を考慮してくれることもありますから、早めの連絡が必要でしょう。連絡をしておくことで、キャンセル期限を過ぎても違約金が発生しないこともあります。
いずれにしても、キャンセル条件や違約金については、業者と契約する際にしっかり確認しておきましょう。見積もり時に明記してもらうことをおすすめします。無断キャンセルすると、後でトラブルにつながりかねないので、しっかりと連絡しておくべきです。
展示会の設営業者は何かと助かる
展示会の設営業者は、さまざまな場面でクライアントの依頼に柔軟な対応をしていることが多いので、すぐにキャンセルと考えずに相談してみましょう。料金なども当初の予算以上に費用がかかった場合は、状況によっては後払いで対応してもらえることもあります。価格交渉がしやすい展示会の設営業者もいるため、費用のことで困ったらまずは相談してみるべきでしょう。
また、展示会の設営業者は、企画段階の設営内容などについても相談できるケースが多くなっています。業者側としても、クライアントが設営に関する要望をしっかりと伝えてくれれば、設営のイメージがわきやすいものです。要望を伝える際は、できるだけ具体的にわかりやすく説明してみましょう。また、周囲の評判をみて展示会の設営業者を選ぶことも重要です。
とくに東京のような大都市では業者の数自体も多く、業者ごとの価格差もあります。また、会社によって得意な分野も異なってきますから、展示会でできることも変わってくるといえるでしょう。だからこそ、まずは数社に見積り依頼をしてみて、その中でよいところを吟味して探してください。1度相性のよい業者を見つけると、長く依頼ができて心強いでしょう。時間がかかっても、最初に比較検討をして、自社に合った設営業者を見つけてください。
展示会の設営業者に依頼したが、キャンセルしないといけなくなった場合には、できるだけ早く連絡をしておくべきでしょう。キャンセル期限などについても、依頼時にしっかりと確認しておくべきです。契約の内容や行動によっては、違約金が発生することもあります。
