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公開日:2021/06/01  最終更新日:2021/03/08

展示会の設営・運営業者にかかる費用相場


これから展示会を開こうと考えている方は、費用の内訳などを把握しなければなりません。最初の段階で全体を把握することによって、手間や余分な費用を減らすことができ、展示会を効率よく進めていくことができます。まずは一体いくらぐらいの費用になるのか、どういったイベントや展示会にするのかということを決めるようにしましょう。

準備の規模とスケジュールについて

これから展示会を開く担当者は、多くの不安を感じているのではないでしょうか。その対策として、展示会開催の流れの全体像を把握することが挙げられるでしょう。展示会を開く際は、規模によりある程度の準備期間が必要となるものです。また担当者の力だけでは可能なことも限られてくるため、さまざまな業者に仕事を依頼することになるでしょう。さまざまな業者に仕事を依頼するということは、それだけ料金がかかってきます。

そして大きなイベントでは、規模に応じた長い準備期間が必要となることが一般的です。まずは、段階を踏んで準備を進めていくことが大切になるでしょう。始めにどのような内容の展示会なのか、誰を対象としたイベントなのかなどを具体的に決めることが必要です。また、その規模はどの程度にするか検討しておかなければいけません。

ある程度内容が決まったら、次は費用の把握も必要となるでしょう。この段階で全体を見通して、準備をしていくことが大切になってきます。後々追加で必要なものが出てきたり、展示内容やイベント内容の変更などが生じたりすることもあるでしょう。その場合は全体の費用が変わってきて、想定より費用がかさむこともあり得ます。そのため、段取りと料金の2つの基盤をおさえることが重要です。

展示会を開くためにいくら必要なのか

展示会といっても、規模はイベントごとに異なります。しかし必要となる費用の項目は、規模によって変わることは少なく、多くのイベントでは同じであるようです。

まずは展示会やイベントでの出展費用です。小間使用料とも呼ばれており、展示会を開くために必要な料金となります。出展にかかる料金はイベントの規模や広さによって異なるようです。ブースの広さの単位として小間という単位を使い、1小間、2小間と呼びます。イベントや展示会の広さは異なりますが、ほとんどの会場で3m×3mで計算しているところが多いようです。出展料の相場も各企業によって異なり、1小間200,000~500,000円と設定しているところが多いとされています。

計算方法としては、1小間250,000円の展示会やイベントに3小間分出展した時は、3小間分750,000円の出展費用がかかります。そして、小間数が多いほどブースの規模も大きくなりますが、料金もブースの大きさに応じてかかってくるので、その都度小間使用料を把握しなければなりません。

小間使用料に関しては、安く出展できる自治体も多く存在しているため、各自治体に確認することが、料金を安くおさえることにつながるでしょう。また出展料についても、各展示会やイベントによって異なるため、どの程度必要となるのか確認することが大切です。

イベントや展示会を開くための内訳

次にブースの設営や装飾にかかる料金です。ブースの設営は、会場の床や仕切っている壁などの展示を開く際に最低限必要な要素となるでしょう。そのほかには電気工事や天井の工事、水道料、ガス使用量などがかかるようです。これらは主催者によって請求額に含まれているかどうか変わってくるので、あらかじめ確認することが必要となるでしょう。

そしてブースの装飾です。パネルやモニター、マイク、スピーカー、イス、テーブル、照明器具など、さまざまなものを使ってブースは作られています。業者に仕事を依頼することが一般的ですが、出展予定のイベント内容には、具体的にどのようなものが必要となるのか考えながら進めていかなくてはなりません。基本的には、ブースの設営や装飾をすべて業者に頼むことが多いようです。

その他には、当日のスタッフの人件費や交通費、宿泊費、パンフレットなどの告知費用、配布物などの作成費用、名刺、アンケート用紙、筆記用具など、運用するための費用などもかかってきます。大きな費用として考えられる要素は上記のとおりです。上手に業者を選ぶことによって料金をおさえられるので、これから展示会を開くことを考えている方は、段階を踏んでこれらの料金を調整していくことが必要になるでしょう。

 

イベントや展示会を開く際にはさまざまな料金がかかってきますが、少しでも値段をおさえて目的を達成できる展示会を開催しましょう。また展示会を開こうと予定している方が効率よく進めていくためには、段階を踏んで打ち合わせなどを進行することが必要となってきます。費用相場を把握して、適正な料金を提示してくれる業者に依頼するようにしましょう。