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展示会の施工の流れはどうなっている?

初めて展示会の施工会社に任せる場合には、一体どのような流れになるかわからないはずです。

そこで、その施工の流れを知っておくことが必要になります。

施工の流れと言っても、さまざまな種類がありますのでそれぞれ順番に理解しておくことが必要になるでしょう。

 

まずは目標や内容を明確にすること

展示会に出展する場合、施工会社に必要最低限のことを伝えていかなければなりません。最初の段階としては、出店の目的やその内容を明確にしておく必要があります。この2点が明確でなければ、施工のしようがないからです。

逆に、この2点が明確ならば、おおよそどのような形で展示場を作ったらよいかわかるようになり、方向性が明確になり施工もしやすくなるでしょう。方向が明確になったならば、業者の方で見積もりを出してくれます。見積もりを出してもらい、その金額が妥当ならばそのまま契約をすることになります。

ですが、必ずしも予定していた金額の範囲内になるとは限りません。この前には、業者との交渉する必要が出てくるでしょう。お互い妥協点を言い合いちょうどよい落としどころが見つかれば、その段階で契約の成立になります。

依頼する側も、いくらか妥協できるようにある程度柔軟に考えておくのがよいでしょう。契約が決まったならば、施工の準備のため出店の申し込みをしなければなりません。これは、施工会社の方でおこなってくれることもありますので、事前にしっかりと情報交換をしておかなければならないところです。

 

具体的な数字などを明確にしていくこと

出店の申し込みが終わったら、展示計画を社内で検討します。当然この時業者に依頼することも多くなりますので、業者に相談しながら実現可能かどうかを見ていきます。

場合によっては、一方的に施工会社の方で決めてくれることもありますが、初心者ならばその方がよい可能性も高いです。ただ、100パーセント任せてしまうと、自分たちのイメージしたものと違うものができ上がる可能性がありますので、頻繁に意見交換をする必要があります。

数字も決めておかなければなりません。具体的な数値としては、どれだけのお客さんを毎日望んでいるか、どれだけの売り上げを期待することができるかを決めるべきです。来場者数が明確になれば契約数もおよそ明確になるでしょう。何割ぐらいのお客さんが購入してくれるかはある程度長いことその業界に携わっていればわかるからです。

これらは、展示会の業者よりも依頼する側が決めることになります。それと同時に、ブースの装飾やレイアウトの検討をある程度しておく必要があるでしょう。

ブースの装飾などは、見積もりの段階である程度決まっていますが、完成する前の段階で変更ができることもあります。デザインに関しては、下請け会社がおこなっていることもありますので、変更する場合はなるべく早く伝えた方がよいです。

 

装飾はコンペで希望者を募ることもある

装飾に関しては、コンペをおこなうこともあります。設置業者の方でコンペを開いて装飾してくれる業者を選定する方法です。この方法ならば、装飾も専門家に任せることができ結果的により納得がいくデザインになりやすいと言えるわけです。

コンペは、実際にデザインを提出してもらいどのデザインがいいか決めて、そこから一番優れたデザインを選ぶ流れです。この時、中間マージンが発生する可能性がありますので事前にその話しを理解しておく必要があります。

業者が決まれば、後は納品日を明確にして期限までに必ず間に合わせるように話しを進めてきます。まず日程を出してもらい、具体的にどれぐらいの時間がかかるかを決めてもらえます。

もしその段階で問題なければそのままその業者にお願いすることになります。仮に期限ぎりぎりになってしまうことも考えられますので、その場合にはそこから逆算し少し早い段階でコンペをおこなっておかなければなりません。

展示を担当する業者の腕前の見せ所と言えるでしょう。多くの場合、事前にどれぐらいの時間がかかるかわかっていますので、無理な計画を立てることはありません。完成するにしても、少し余裕を持たせて完成させるような計画の立て方をしているはずです。

期限までに納品が間に合えば、全体的な展示プランは完成したといえるでしょう。細かい部分などは最終的に見ていけばよいとして、全体の展示プランがわかれば後はほぼ完成といってよいぐらいです。

 

展示場を作る場合には、装飾をする専門の会社に依頼した方がよい場合が多いです。ある程度経験があるならば問題ありませんが、初めて展示場を出す場合やあまり慣れていない場合にはやはり専門家に任せた方がより良いものが仕上がります。

その場所次第で売上が決まってしまうことを考えれば、お金と時間をしっかりかけるべきでしょう。最初の段階で見積もりを出してもらい、内容と金額が確認できて問題なければそのままスタートになります。

ただ、途中でも変更可能な場合もありますので気になる場合は相談してみましょう。いずれにしても、余裕を持って進めていくことが重要になります。