展示会に出展する企業が望んでいるのは、たくさんの人に見てもらうことです。しかし、展示会のブースはただ目立てばよいというわけではありません。今回は、展示会で必要となる目立つ以外のノウハウについてお話しします。
安全面とセキュリティを重視したブースデザイン
展示会に出展するのは企業であるため、目立つこと以外に安全面とセキュリティに気を付けるのはイメージの面でも重要です。ブースを目立たせるだけであれば装飾をひたすら派手にしたり、コンパニオンを多数配置したりといくらでも手はあります。
しかし、人が集まることを考えていない作りで渋滞しやすい構造になっていたり、触ると怪我をしてしまう展示物があったりする場合は、展示方法にも気を付けなければなりません。そのため、しっかりとしたブースの施工が行えるというだけでなく、安全性を確保し、リスクマネジメントがしっかりしている業者を選ぶことが重要です。
展示会は会社のパソコンやタブレットを持ち込んでそのまま展示に使ったり、配布用の名刺を大量に持ち込んだりと個人情報や顧客情報の交錯する場所ともいえます。情報セキュリティマネジメントシステム認証（ISO27001）を取得している業者なら、ブース作りで信頼性を確保し、企業の機密情報を守る面や訪れた客の個人情報などをしっかりと管理してもらえます。
マナーや常識的な部分は企業の担当者でも理解していることが多くなっていますが、情報漏えいリスクへの対策・ノウハウを持っている業者は特殊な事例にも対応できるのです。最近はとくに個人情報の取り扱いについて注意が必要だといわれています。セキュリティ面とリスクマネジメントは、目立つ事より重視される要素といえるでしょう。
ブランディングを考えたブース作り
展示会ブースを作るノウハウの豊富な業者の中には、企画からブランディングにまでアイデアを提案し、複数会のイベントを見据えてトータルコーディネートを行うところもあります。普段社内で働いている人にとって展示会への出展は非日常的な業務となるでしょう。
ブース作りは業者に任せるとしても、展示内容はなんとなくの判断で行ってしまいがちです。トータルでアイデアを提案してくれる業者を利用すると、それまで培ってきたノウハウを使い、ブース作りからステージ演出やPRの方法など、あらゆる面でアイデアを出してもらえるため非常に有益です。
年に何回か同じジャンルの展示会にブースを出展したい企業は、訪れるお客様から覚えてもらうために、毎回同じような雰囲気のブースを用意したいと考えるかもしれません。企業にはカラーというものがあり、いつもの色の看板が掲げられていれば、お客様もすぐに見付けて見学に来てくれる可能性が高くなります。
アピールしたい製品の置き方や色の使い方、配置や数など、多くのノウハウを持つ業者の意見を聞きながらブースを作れば、それは魅力のあるブースとなるでしょう。また、アイデア出しから施工まで、すべて受け持ってくれる専門の業者も存在します。むしろそういった業者を上手く使うことこそが、企業のブランディングにとっては重要といえるのかもしれません。
展示会は訪れる客にとっては非日常を楽しめるイベントですが、企業の担当者にとっては重要なPRの場です。押し出したい商品や企業イメージをしっかりPRできるブースを制作できる業者を選び、貴重な機会を有効に使いましょう。
確実にブース作りを間に合わせる事
展示会のブースを作るという作業には非常に特殊な面があります。とくに特殊なのは決められた時間内に作り上げなければならない点です。もちろん展示会が始まる前に会場に入り、業者にお願いして作ってもらうのですが、イベント会場は何日も前から準備時間が取れるわけではありません。
たとえば、前日の昼からしか設置する時間が取れない場合、しっかりと予定を立てて、時間通りにブースを組み立てる必要があります。あらかじめ作っておけないもの、その場に行かないと作業ができないものは時間との勝負になるため、ノウハウのある業者を利用することが成功へカギとなります。ノウハウや経験が生きるのは、外部の要素であることも珍しくありません。
また、ブース設営に必要な資材はトラックに積んで会場に向かいますが、展示会は時間が限られています。もし渋滞に巻き込まれてブースの設営が遅れてしまえば「渋滞だったから遅れました」では済まない状況です。あらかじめそのイベントで発生が予想される渋滞道路や、混みにくい経路、天候の問題は事前に調べておく必要があります。そのような部分をすべて把握しているのは、経験者のノウハウといえるでしょう。
トラックが駐車できたとしても、ブースまでは台車などを利用して材料を運ばなければなりません。そのブースの場所であればどの入り口が使いやすいか、その入り口を使うのであればどこにトラックを駐車すると効率がよいかなど、これらは完全に経験とノウハウの生きる部分です。初めて展示会にブースを出す企業などは、ノウハウのある業者の手を借りた方がよいでしょう。
展示会にブースを出すとなるといかに目立つかを考えがちです。しかし、もっと大切なことがあり、それらを実現するにはノウハウを持っている業者の助けが必要といえます。目立つのももちろん重要ですが、視野を広く持ち、何をもって成功とするのかを考えたブース作りを行いましょう。
