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公開日:2020/07/15  最終更新日:2020/07/14

担当者が途中で変わらない展示会業者を選ぼう

展示会に自社の製品を出展する企業が、出展のサポートを依頼できるのが専門の業者ですが、担当者が一貫して変更しないような会社なら、より安心して仕事を任せることができます。ここでは、こうしたタイプの業者を利用するメリットについて詳しく紹介します。

会社によって異なるスタッフの対応

展示会に出展を計画している企業は、出展のサポートをしてくれる業者選びにも、気を配る必要があります。同じように出展を手助けしてくれる業者でも、業者によってスタッフの対応が異なる場合もあるので、安心して仕事を任せることができる相手を見つけることが、成功のための確実な方法です。

展示会の出展をサポートする会社を利用する場合には、特にスタッフのきめ細やかな対応によって、出展する企業の利用しやすさも大きく変わります。依頼する企業と相手のスタッフの連携がしっかりと取れていれば、意思の疎通もスムーズに行くために、効率よく出展のための準備を進めることができます。

イベント会社と企業が協力して出展の準備をするに当たって、欠かせないのがそれぞれの会社のスタッフ同士の綿密な打ち合わせです。イベントに参加するために必要な細かいことまで、事前にしっかりと話し合うことにより、互いの意思の疎通がより確かなものになります。

このとき、両方の会社のコミュニケーションをよりスムーズにするのが、それぞれの会社の担当者が変更されないことです。特に、イベント会社の方でスタッフが次々に変更してしまうと、意思の疎通がその都度困難になる場合もあるので、注意が必要です。

必要になるしっかりした打ち合わせ

展示会をサポートする業者の担当者が変更される場合があるのは、仕事の内容によって、それぞれ担当するスタッフが異なるシステムを採用している場合です。企画の段階で依頼主との相談を担当するスタッフと、実際にイベント当日に依頼主をサポートするスタッフが異なるようなシステムを採用している会社もあります。

こうしたタイプの会社では、それぞれ専門のスタッフに特定の仕事を任せることで、仕事の専門性を高めるという目的のもとに分業制がおこなわれている場合もあります。ですが、実際に仕事を依頼した場合には、スタッフが変更されるタイプの会社は、いくつかの点で不都合が生じることがよくあります。

企画の段階で十分に話し合った展示会出展に関するコンセプトが、イベントのために作成された展示用の装飾に反映されていないような場合には、特に大きな問題になります。事前に話し合ったことを確認したくても、企画の段階で相談したスタッフと、イベント当日のスタッフが異なっていれば、非常に不便です。

細かいところまで意思の疎通ができないため、結果として、当初意図した企画とは異なるスタイルの出展になる場合もあります。このため、担当者が変わらない会社を選ぶことには、非常に重要な意味があります。

スタッフが変わらないことのメリット

展示会に出展する企業が、担当者の変更しない業者に仕事を依頼することの一番大きなメリットは、企画からイベント当日の出展まで、一貫して同じスタッフに相談できることです。イベントに出展するためには、事前にしっかりとした準備が必要になりますが、かける時間が十分にあるほど、来場者の興味をひけるような工夫を準備しやすくなります。

そのためには、企画の段階からイベント会社のスタッフと、じっくり話し合う必要があるのですが、企画の途中でスタッフが変更されるようなことがあれば、その都度一から話さなければいけないので非常に面倒です。

企画を担当したスタッフに、イベント当日の運営もしてもらえれば、さらに安心して業者のサポートを受けることができます。企画の段階からしっかりと出展のアイデアを話し合ってきたスタッフならば、出展のコンセプトを十分に理解しているので、気になったことがある場合でも、すぐに確認することができます。

担当者が変わらない業者を利用することは、特に出展の準備期間が限られているような場合に大きなメリットがあります。短期間で出展のための計画から、必要なセットの製作、イベント当日の運営までおこなわなければいけないような場合には、依頼者とスタッフの十分な打ち合わせが必要になります。

時間が限られているために、無駄な話し合いで時間を浪費することはできないのですが、スタッフが途中で変更されると、その都度確認が必要なので大きな時間のロスになります。こうした事態を未然に防げるのが、同じスタッフに継続してサポートしてもらえる会社で、急に出展することが決定した場合でも、スムーズに対応してもらえます。

 

初めて展示会に自社の製品を出展する企業でも、専門の業者に依頼することで、安心してイベントに参加することができます。出展に関する知識が乏しい場合でも、会社のスタッフに相談しながら話し合うことができるので、しっかりとした準備をすることができます。

初めて出展をする企業が特に依頼しやすいのが、担当者が途中で変更しないタイプの会社で、同じスタッフが最後まで一貫して出展のサポートをしてくれるので、無駄な時間を使わなくてもよいメリットもあります。